Les dépenses que vous effectuez avec votre carte de crédit n'apparaissent pas sur votre compte courant. Seul le montant correspondant au relevé mensuel de votre carte de crédit -le total figurant sur votre relevé mensuel- apparaît comme une transaction bancaire. Il est donc difficile pour vous et votre comptable de justifier vos dépenses par carte de crédit à l'aide des documents nécessaires. Vous devez toujours prendre votre relevé et passer en revue toutes les transactions énumérées une par une et les faire correspondre aux documents que vous avez ou n'avez pas trouvés. OkiOki peut aussi vous aider dans ce domaine!
OkiOki propose une solution unique: Lorsque vous fournissez à OkiOki votre relevé de dépenses, elle lit toutes les lignes de dépenses et les traduit en transactions individuelles. Cela signifie qu'OkiOki veille à ce que ces opérations de carte de crédit apparaissent comme des transactions individuelles à OkiOki.
Pratique pour avoir un aperçu de toutes vos dépenses réelles, un service que votre propre banque ne vous offre même pas aujourd'hui. Mais c'est encore plus pratique car OkiOki peut alors rechercher tous les documents relatifs à vos dépenses par carte de crédit. Ainsi, vous et votre comptable pouvez être sûrs que chaque dépense est accompagnée du bon document.
Comment soumettre mon relevé de carte de crédit à OkiOki?
Pour ajouter votre relevé de carte de crédit à l'OkiOki, suivez ces étapes:
- Allez dans votre menu et sélectionnez "Télécharger document" sous "Documents".
- Dans vos documents, choisissez le scan du relevé ou le PDF que vous avez reçu de la banque.
- Ajoutez votre document. OkiOki va maintenant traiter votre note de frais. Cela peut prendre quelques minutes car elle va lire votre document.
- Ensuite, OkiOki reliera les transactions de votre relevé aux documents correspondants. Si elle a besoin de votre aide, elle vous le fera savoir via votre liste de tâches.
Important: si vous recevez votre relevé sur papier, veillez à obtenir un scan de bonne qualité. La lecture des différentes lignes nécessite que le document soit parfaitement droit sur le scanner. Veillez également à lire toutes les pages de votre déclaration de dépenses pour obtenir le résultat le plus correct.
Consultez les dépenses de votre carte de crédit
Comptes et cartes bancaires
Dès que vous soumettez votre première note de frais à OkiOki, celui-ci crée un compte séparé pour votre carte de crédit dans l'écran "Comptes et cartes". Ainsi, en plus de tous vos comptes bancaires, vous pouvez également consulter un "compte" unique pour votre carte de crédit.
Aperçu par carte de crédit
Cet écran vous donne une comparaison pratique de vos dépenses par mois dans un graphique. En dessous, tous vos relevés pour cette carte de crédit particulière sont listés.
Pour chaque note de frais, vous recevrez immédiatement un bref résumé avec
- La période
- Le numéro de la carte et le nom du titulaire de la carte
- Montant total
- Le nombre de transactions
- Une indication si OkiOki soupçonne que les données de la note de frais n'ont pas été lues correctement à 100%.
- Une image de votre note de frais et le nombre de pages.
Détail d'une note de frais
Pour chaque note de frais, nous vous montrons
- les transactions individuelles
- la transaction mensuelle du relevé
- les documents d'accompagnement
Chaque transaction est cliquable et conduit à un détail de réservation où vous pouvez trouver le document correspondant et ajouter des métadonnées comme des commentaires et des balises, tout comme avec les transactions bancaires "normales".
Si nous soupçonnons que les données de la déclaration n'ont pas été lues correctement à 100%, nous l'indiquons également dans le détail et vous donnons la possibilité de télécharger une nouvelle version de la déclaration. Pour en savoir plus, consultez la rubrique "Que faire si ma note de frais n'a pas été lue correctement à 100%?
N'oubliez pas non plus de consulter cet article qui explique ce qu'il faut faire avec les documents de votre liste de choses à faire qui ont été payés par carte de crédit.
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