Hoe producten importeren in OkiOki

Met de introductie van de product-catalogus in OkiOki is het natuurlijk ook belangrijk dat je die producten-lijst kan opvullen met de producten en/of diensten die jij als ondernemer aanbiedt.

Hiervoor hebben we bij OkiOki een module voorzien waarmee je éénvoudig je producten kan importeren. Wie raden ook aan om gebruik te maken van het door OkiOki beschikbaar gestelde Excel-sjabloon om je producten-lijst klaar te maken voor de import.

Hoe ga je te werk? 

Hieronder worden de volgende stappen in detail uitgelegd.

1. Download het Excel sjabloon, inclusief de toelichting en overzicht van de BTW codes, en vul deze op met de gegevens van jouw producten/diensten.
2. Het ingevulde Excel sjabloon opladen en de mapping van de kolommen met de velden van de producten-lijst nakijken. 
3. De producten lijst importeren en indien nodig fouten verbeteren in het geannoteerde Excel bestand.

1. Download het Excel sjabloon en vul deze op met de gegevens van jouw producten/diensten

Om het Excel sjabloon te downloaden dien je vanaf de producten lijst (Menu > Producten) te klikken op de import knop bovenaan rechts. 

Daarna kom je op de upload-pagina terecht en kan je het Excel sjabloon downloaden door te klikken op: "via het Excel sjabloon".

Wanneer je het Excel sjabloon opent zal je zien dat er meerdere werkbladen zijn.

Het meest belangrijke werkblad is "Template" genaamd. Dit is het werkblad waar je jouw producten kan toevoegen om te importeren. Het overzicht van de velden in dit werkblad vind je hieronder.

Vooraleer je daarmee aan de slag gaat, kan je best even de tijd nemen om twee andere werkbladen te bekijken:

"Toelichting" bevat alle informatie over de velden die in het sjabloon gebruikt worden.

"Overzicht BTW codes" bevat alle informatie nodig om de BTW tarief code in te vullen in het sjabloon. Voor de meerderheid van de gebruikers zal die BTW tarief code de standaard (S) code en BTW-percentages bevatten. Maar indien jouw onderneming onder specifieke BTW-regels valt, dien je wel te zorgen dat je de juiste BTW tarief codes toevoegt. Ook het veld 'Landcode' is verplicht in te vullen bij je BTW codes, omdat op basis daarvan jouw input kan gevalideerd worden.

 

Overzicht van de velden

Welke velden kan je invullen in het sjabloon. Hieronder een overzicht met ook de toelichting erbij. De velden gemarkeerd met een (*) zijn verplicht en dienen steeds ingevuld te zijn.

Voor sommige velden is er een voorgedefinieerde lijst van mogelijke 'waarden'. De gegevens die je hier invult dienen uit de voorgedefinieerde lijst te komen.

2. Je producten-lijst opladen en de mapping van de kolommen nakijken. 

Zogauw je de producten-lijst hebt voorbereid kan je die opladen. Sleep het bestand op de pagina of kies de link om het bestand te selecteren vanaf je bestandssysteem.

Zogauw je bestand is opgeladen kan je dat ook opnieuw verwijderen via het "prullenmand"-icoontje.

Pas de mapping van de velden aan, dat kan je voor elk individueel veld doen door te klikken op "Klik om toe te voegen" (zie screenshot). Kies dan uit de pop-up het overeenkomstige veld uit je Excel bestand.

Indien je een fout maakte kan door met je muis cursor te hoveren over de gekoppelde kolom-kop, kiezen om aan te passen (pen icoontje) of te verwijderen (prullenmand icoontje).

3. De producten lijst importeren en indien nodig fouten verbeteren in het geannoteerde Excel bestand.

Zogauw je de mapping hebt aangepast zie je onderaan een status bericht, dat aangeeft dat je de import kan uitvoeren.

Let op: de optie om bestaande gegevens te overschrijven staat standaard 'aan'.

Op het moment dat je op de 'Importeren' knop klikt, zal je lijst geïmporteerd worden na validatie van de gegevens.

Als blijkt dat er een validatie fout is, dan wordt die weergegeven op het scherm.

Je kan dan kiezen om het Excel bestand, geannoteerd met de fouten te downloaden. De foute velden en foutmeldingen zijn ook in de excel aangeduid in het rood.

Je kan in dit Excel bestand de nodige wijzigingen doorvoeren en dan het Excel bestand opnieuw opladen (door het originele bestand te verwijderen via het vuilnisbak-icoontje en dit document op te laden).

Wanneer er geen fouten meer worden gevonden, zullen alle producten geïmporteerd worden en zal je terug op de producten-lijst terecht komen.