Hoe contacten importeren in OkiOki?

Wanneer je vanuit een ander facturatie-pakket overstapt naar OkiOki is het een hele klus om ervoor te zorgen dat je alle informatie die nodig is om je administratie te beheren ook voorhanden is.

Het overzetten van de gegevens van je klanten en leveranciers is een belangrijke stap. OkiOki heeft, vanaf nu, een import functionaliteit in de contacten module waarmee je deze gegevens kan importeren.

In welk formaat kan je contacten importeren?

Hoe ga je te werk om een lijst met contacten te importeren?

In welk formaat kan je contacten importeren?

Het handigste is als je de door OkiOki aangeboden excel-template gebruikt om de gegevens van je klanten/leveranciers in te vullen. Zie punt 2 hieronder om te lezen hoe je deze excel-template kan downloaden.

Wil je je eigen formaat gebruiken of de export van je vorige pakket, dan is dat ook mogelijk. Alleen, zal je dan zelf de gegevens moeten klaarmaken voor de mapping van de verschillende velden. 

Hoe ga je te werk om een lijst met contacten te importeren?

1. Ga naar de Contacten-pagina en kies om een lijst te importeren.

Op de Contacten-pagina (menu > Contacten) kan je ervoor kiezen om een lijst te importeren via het upload icoon bovenaan.

2. Op de pagina waarop je terecht komt kan je een excel template downloaden.

Op de upload-pagina zal je ook de link terugvinden naar de excel template, die kan je downloaden om in te vullen. (klik op: "via het Excel sjabloon")

In de excel template zal je meerdere werkbladen zien. Het belangrijkste werkblad is genaamd: template. Dat is het blad waarin je je contacten kunt kopiëren om ze op te laden. 

Indien je meer uitleg wil, kies dan het blad "Toelichting" waarin we alle kolommen van de template even verklaren. 

Let op: voor de velden "Land" (Country) en "Taal" (language) is de invoer beperkt tot de mogelijkheden die we voorzien hebben in de dropdown. 

Welke velden kan je importeren (voor je contacten)?

Voor elk van je klanten/leveranciers kan je volgende gegevens importeren. De velden met een (*) zijn verplicht, en dienen steeds ingevuld te zijn. Controleer bij de beschrijving van de gegevens ook welke velden uniek moeten zijn in het bestand.

3. Je bestand opladen en de mapping nakijken.

Wanneer je het bestand dan oplaadt met de gegevens dan kom je op onderstaande scherm uit. Je ziet welk bestand er is opgeladen en je kan het ook verwijderen (met het vuilnisbak icoon).

Op dit moment kan je de mapping maken tussen de velden in OkiOki en het excel bestand dat je hebt toegevoegd. Dat doe je door voor elk veld dat OkiOki verwacht de overeenkomstige kolom uit je excel bestand te kiezen. 

Klik op "Klik om toe te voegen" om een kolom te selecteren. In de pop-up verschijnen de kolomnamen van je excel-bestand. Hier kan je dan het juiste veld uit je excel koppelen aan het veld dat je hebt gekozen op het scherm.

Zodra je een veld hebt gekozen wordt de mapping weergegeven op het scherm en zal je ook de waarde uit de eerste rij in het excel-bestand als voorbeeld zien staan. 
Zie hieronder hoe we het veld "Btw-nummer" hebben gekoppeld met de kolom "vat_number" uit het excel bestand.

Je kan een mapping aanpassen of ongedaan maken door over de gekoppelde kolomkop te bewegen met je muis en te kiezen voor aanpassen (pen-icoon) of verwijderen (vuilnisbak-icoon). Zie screenshot.

4. De gegevens importeren.

Wanneer alle (verplichte) velden zijn gekoppeld aan hun overeenkomstige kolommen, zal je onderaan een status bericht zien staan dat aangeeft dat je je contacten kan importeren.

Vooraleer je verder gaat kan je best ook bekijken of je bestaande data wil overschrijven of niet, deze optie staat standaard "aan".

Als je op 'importeren' klikt, worden de gegevens ingeladen in OkiOki. Tenzij er een fout zit in de gegevens in het bestand. Dan zal OkiOki ook aangeven welke de betreffende fout is.

Je kan dan ook het excel-bestand downloaden, met de velden waarin er fouten zitten aangeduid in het rood (zie screenshot hieronder). Zodat je dit snel kan wijzigen en opnieuw opladen. 

Je mag voor het opladen de verbeterde excel opnieuw opladen, en als alles goed is, zijn je contacten geïmporteerd en zal OkiOki je naar de lijst van al je Contacten brengen. Als je daar op één van je net toegevoegde contacten zoekt, zal je het contact-formulier voor dat contact kunnen bekijken.