Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Waarom kan ik mijn factuur niet als UBL via Peppol versturen?

  • Bijgewerkt

Soms lukt het niet om een factuur via Peppol te versturen in OkiOki. Dat heeft bijna altijd één van deze twee oorzaken:

  1. Het XML‑bestand is vormelijk niet in orde (structuur / Peppol‑regels)
  2. De factuur is inhoudelijk niet in orde voor Peppol (foute identificatie van de klant, 0208 vs 9925, fout BTW‑nummer, …)

In dit artikel leggen we uit hoe je zelf kunt nagaan wat er fout loopt en wie het moet oplossen.

1. Eerste vraag: hoe is de factuur gemaakt?

Kijk eerst hoe de factuur in OkiOki terechtkomt:

  • A. Factuur is geüpload als extern UBL/XML‑bestand
    → Kan zowel vormelijk als inhoudelijk fouten bevatten.
  • B. Factuur is gemaakt in OkiOki zelf
    → De XML‑structuur is in orde; fouten zijn dan inhoudelijk (klant‑/Peppol‑gegevens).

Ga daarna naar de juiste sectie hieronder.

2. Geüpload XML‑bestand (extern UBL)

2.1 Wat doet OkiOki wel en niet?

  • OkiOki genereert en valideert UBL‑bestanden die binnen OkiOki worden aangemaakt.
  • Geüploade UBL‑bestanden worden niet aangepast.
  • Als er één Peppol‑regel wordt geschonden, wordt de upload geweigerd.

Typische melding in OkiOki:

“De verzending is mislukt – het opgeladen document is niet compatibel met de vereiste Peppol‑standaard.”

In dat geval moet de fout opgelost worden in het pakket waarmee het XML‑bestand werd gemaakt.

2.2 Zelf controleren in 3 minuten (via ecosio)

  1. Download het XML‑bestand uit OkiOki.
  2. Ga naar de gratis validator van ecosio:
    https://ecosio.com/en/peppol-e-invoice-xml-document-validator/
  3. Kies: “OpenPeppol UBL Invoice (2024.11) (aka BIS Billing 3.0.18)”.
  4. Upload het XML‑bestand.
  5. Bekijk de fouten in het rapport.

In de meeste gevallen wijst de validator precies aan welk veld of welke tag niet voldoet.

 

2.3 Veelvoorkomende vormfouten

  • Ontbrekende of ongeldige gegevens
    • Btw‑nummer, landcode, totalen, datums (moeten YYYY‑MM‑DD zijn), …
  • Verkeerde Peppol‑variant
    • Facturen/creditnota’s moeten Peppol BIS Billing 3.0.x gebruiken.
  • Bestandsissues
    • Geen .xml‑extensie
    • Bestand groter dan 10 MB (Peppol‑limiet)
    • Geen UTF‑8‑codering
  • Beschadigde XML‑structuur
    • Ontbrekende of niet‑sluitende tags
    • Foutieve speciale karakters of entiteiten

2.4 Wat stuur je naar je softwareleverancier?

Bezorg je leverancier:

  • het originele .xml‑bestand,
  • het validatorrapport of een screenshot van de fouten,
  • de naam en versie van je facturatie‑ of boekhoudpakket.

Je leverancier moet het probleem in zijn pakket oplossen; daarna maak je een nieuwe factuur en probeer je opnieuw.

3. Factuur gemaakt in OkiOki: inhoudelijke Peppol‑fouten

Voor facturen die je in OkiOki aanmaakt, is de XML‑structuur in orde. Als de verzending via Peppol toch faalt, ligt de oorzaak bijna altijd in de inhoud:

  1. Verplichte velden bij de klant ontbreken of zijn fout
  2. De “addressing” (ontvanger) in de UBL komt niet overeen met de echte klant
  3. Het gebruikte Peppol‑adres (endpoint) in de UBL komt niet overeen met waarnaar OkiOki verstuurt (bv. 0208 vs 9925)
  4. BTW‑nummer en endpoint passen niet bij elkaar

Hieronder de belangrijkste scenario’s.

3.1 Ontbrekende of foutieve klantgegevens

Peppol vereist een minimum aan correcte gegevens over de klant, zoals:

  • naam en adres
  • landcode
  • ondernemingsnummer en/of btw‑nummer

Zijn één of meerdere van die gegevens leeg of ongeldig, dan kan het Peppol‑netwerk de factuur weigeren.

Wat kun je doen?

  • Controleer in het bronsysteem (of in OkiOki, als daar de factuur wordt gemaakt) de klantfiche.
  • Vul ontbrekende gegevens aan of corrigeer fouten (bv. BE‑prefix, aantal cijfers).
  • Maak de factuur opnieuw aan en verstuur opnieuw.

3.2 0208 vs 9925: endpoint mismatch

In België worden voor Peppol vooral deze twee identifier‑types gebruikt:

  • 0208:xxxxxxx → ondernemingsnummer (KBO/BCE), zonder BE
  • 9925:BExxxxxxxxxx → btw‑nummer, met BE

Hoe kiest OkiOki het Peppol‑adres?

  • Als een klant op 0208 geregistreerd is, verstuurt OkiOki altijd naar 0208:ondernemingsnummer.
  • OkiOki verstuurt enkel naar 9925 als:
    • de klant niet op 0208 zit,
    • maar wel op 9925,
    • en er geen specifiek ander adres (bv. GLN) is ingesteld.
  • Een specifiek GLN of ander Peppol‑adres (als dat bestaat) heeft voorrang.

Deze keuze kan niet per contact manueel overschreven worden.

Wanneer gaat het fout?

Als het endpoint in de UBL niet overeenkomt met het adres waarnaar OkiOki verstuurt, bijvoorbeeld:

  • OkiOki verstuurt naar 0208:0891483844,
  • maar in het XML‑bestand van je pakket staat:
xml<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="9925">BE0891483844</cbc:EndpointID>
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

De routering en de inhoud spreken elkaar dan tegen. In dat geval weigert het Peppol‑netwerk het document.

Oplossing

  1. Vraag (of controleer via directory) op welk Peppol‑ID de klant echt geregistreerd is:
    • 0208:ondernemingsnummer,
    • of 9925:BExxxxxxxxxx,
    • of een ander (bv. GLN).
  2. Pas in jouw facturatiepakket aan dat:
    • bij een 0208‑klant zowel het Peppol‑adres als de EndpointID in de UBL 0208 gebruiken,
    • 9925 alleen gebruikt wordt als 0208 niet bestaat maar 9925 wel.
  3. Genereer de factuur opnieuw en verstuur opnieuw via Peppol.

3.3 Foutieve ontvanger / BTW‑nummer (receiver mismatch)

Een ander inhoudelijk probleem is dat de ontvanger in de UBL niet overeenkomt met de echte klant:

  • verkeerd btw‑nummer,
  • verkeerde klant geselecteerd,
  • of een oude factuur gedupliceerd zonder alle klantgegevens aan te passen.

Technisch zie je dan in logbestanden (of bij de Peppol‑provider) meldingen zoals:

“Receiver does not match the receiver or endpoint passed in the UBL.”

Wat kun je doen?

  1. Download het XML‑bestand van de factuur.
  2. Controleer in de UBL:
    • cac:AccountingCustomerParty > cac:PartyName (klantnaam),
    • cac:PartyTaxScheme > cbc:CompanyID (btw‑nummer),
    • cbc:EndpointID (Peppol‑adres van de klant).
  3. Vergelijk dat met de echte gegevens van je klant én met de Peppol‑registratie.
  4. Corrigeer de klantfiche in je pakket, maak de factuur opnieuw en verstuur opnieuw.

4. Wie contacteer je wanneer?

Contacteer je eigen softwareleverancier wanneer:

  • het om een extern geüpload XML‑bestand gaat;
  • de ecosio‑validator fouten toont;
  • of de UBL‑inhoud (klant, endpoint) niet overeenkomt met wat je in dat pakket verwacht.

Contacteer OkiOki‑support wanneer:

  • je UBL volgens de validator in orde is,
  • de endpoint‑gegevens (0208/9925/GLN) in de UBL overeenkomen met de officiële Peppol‑registratie,
  • maar de verzending via OkiOki toch blijft falen.

Bezorg ons dan:

  • het XML‑bestand,
  • een screenshot van de foutmelding in OkiOki,
  • het btw‑ en ondernemingsnummer van de klant.

Dan kunnen wij in het Peppol‑netwerk (SMP/SML) verder onderzoeken wat er nog misloopt.

Zo kun je stap voor stap bepalen waarom je factuur niet via Peppol vertrekt, en welke partij (jijzelf, je softwareleverancier of OkiOki) iets moet aanpassen om het probleem definitief op te lossen.

Verwante artikelen

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.