Btw-afsluiting en klantoverzicht – OkiOki

OkiOki ondersteunt gebruikers tijdens de btw-afsluitingsperiode. Ondernemers kunnen hun cijfers van het afgelopen kwartaal controleren en aangeven dat alle documenten zijn opgeladen. De accountant ontvangt hiervan een melding. Accountants kunnen vervolgens de status van actieve klanten opvolgen in lijstweergave of kaartweergave.

Wanneer verschijnt de btw-afsluitingsmodus?

De btw-afsluitingsmodus wordt automatisch weergegeven tijdens de eerste maand na elk kwartaal: januari, april, juli en oktober.

De modus is alleen beschikbaar voor ondernemingen met een kwartaal-aangifte voor de btw. Gebruikers met een maandelijkse of jaarlijkse btw-aangifte zien deze modus niet.

Wat toont de afsluitingsmodus?

De pagina toont een samenvatting van de drie maanden van het afgelopen kwartaal:

Uitgaven: de geregistreerde kosten en aankoopdocumenten.
Verkoop: de geregistreerde verkopen en verkoopdocumenten.
Resultaat: het saldo op basis van de weergegeven inkomsten en uitgaven.

Controleer vóór het afsluiten of alle facturen, creditnota’s, kastickets en documenten voor zelf facturatie van het afgelopen kwartaal beschikbaar zijn.

Het kwartaal afsluiten als ondernemer

Open het OkiOki-dashboard tijdens een afsluitingsmaand.
Bekijk de samenvatting van de drie maanden van het afgelopen kwartaal.
Controleer of alle documenten en transacties volledig zijn.
Klik op Markeren als klaar.
OkiOki registreert de afsluiting en brengt de accountant hiervan op de hoogte.

Na het markeren als klaar keert het dashboard terug naar de normale weergave.

Een afsluiting ongedaan maken

Heb je een document vergeten of moet je nog een correctie uitvoeren? Gebruik dan tijdens de afsluitingsmaand de optie Ongedaan maken. Daarna kun je ontbrekende documenten toevoegen of gegevens corrigeren.

Open het dashboard tijdens de actieve afsluitingsmaand.
Klik op Ongedaan maken.
Voeg ontbrekende documenten toe of corrigeer de gegevens.
Controleer de kwartaalgegevens opnieuw.
Klik opnieuw op Markeren als klaar zodra alles volledig is.

Tip: sluit het kwartaal pas af wanneer je zeker weet dat alle relevante documenten zijn verwerkt. Zo vermijd je extra opvolging met je accountant.

Hoe controleer en voltooi je je to-do’s voor het vorige kwartaal in OkiOki?

Tijdens de btw-afsluiting helpt OkiOki je om alle administratie van het afgelopen kwartaal netjes af te ronden. Met de gefilterde to-do lijst focus je uitsluitend op de openstaande taken van de af te sluiten periode, zonder afleiding van het huidige kwartaal.

Hoe werkt het overzicht?

Tijdens de afsluitperiode toont OkiOki op je dashboard een aparte melding met het aantal openstaande items voor het vorige kwartaal:

Transacties: Alleen banktransacties van de voorbije 3 maanden die nog een document of actie vereisen.
Documenten: Alleen documenten met een datum in dat specifieke kwartaal.

Zo zie je meteen wat er nog ontbreekt voor de btw-aangifte van die periode.

Stappenplan: Je kwartaal afronden

Open de kwartaal-to-do's
Klik op je dashboard (of startpagina) op de link/knop van het af te sluiten kwartaal (bijv. Q3 to-do's).
Werk de openstaande items af
- Koppel ontbrekende facturen of bonnetjes aan de bijhorende transacties.
- Upload eventuele ontbrekende documenten.
Markeer het kwartaal als voltooid
- Ben je klaar met de controle? Klik bovenaan de lijst of op de startpagina op "Markeer [kwartaal] als voltooid".
- De status wijzigt automatisch naar "Alles klaar voor [kwartaal]!".

Resultaat

Het aantal openstaande taken voor dat kwartaal staat nu op nul. Je administratie is netjes afgesloten en klaar voor je accountant of btw-aangifte!

💡 Tip: Werk je to-do's maandelijks bij, zodat de kwartaalafsluiting vlot en zonder last-minute zoekwerk verloopt.

Actieve klanten opvolgen als accountant

Accountants kunnen de btw-status van actieve klanten opvolgen via het accountancyportaal. Kies de weergave die het beste past bij je werkproces.

Lijstweergave

Gebruik de lijstweergave wanneer je meerdere klanten snel wilt vergelijken of filteren. Deze weergave is geschikt voor dagelijkse opvolging en statuscontrole.

Kaartweergave

Gebruik de kaartweergave wanneer je klantinformatie visueel en per klant afzonderlijk wilt bekijken. Deze weergave is handig voor een overzichtelijke opvolging van individuele dossiers.

Weergave wijzigen

Open het overzicht van actieve klanten.
Klik op de schakelaar voor Lijstweergave of Kaartweergave.
Gebruik zoeken en filters om klanten te selecteren.
Controleer de indicator die aangeeft of de btw-periode werd afgesloten.

De gekozen weergave blijft behouden wanneer je de pagina vernieuwt, naar een andere pagina gaat of later opnieuw inlogt.

Problemen oplossen

Situatie	Mogelijke oorzaak	Oplossing
De btw-afsluitingsmodus verschijnt niet.	Het is geen afsluitingsmaand of de onderneming heeft geen kwartaal-aangifte.	Controleer de btw-frequentie en probeer opnieuw in januari, april, juli of oktober.
De accountant ontvangt geen afsluitingsstatus.	Het kwartaal is nog niet als klaar gemarkeerd.	Controleer de kwartaalgegevens en klik op Markeren als klaar.
Er ontbreekt een document na de afsluiting.	Het document werd nog niet opgeladen of verwerkt.	Klik op Ongedaan maken, voeg het document toe en sluit het kwartaal opnieuw af.
De klantstatus is moeilijk te controleren.	De huidige weergave past niet bij de opvolgingstaak.	Schakel tussen lijstweergave en kaartweergave en gebruik de beschikbare filters.

Veelgestelde vragen

Vraag	Antwoord
Waarom zie ik de btw-afsluitingsmodus niet?	De modus verschijnt alleen tijdens de eerste maand na een kwartaal en voor ondernemingen met een kwartaal-aangifte voor de btw.
Wat gebeurt er wanneer ik op ‘Markeren als klaar’ klik?	OkiOki registreert dat je de kwartaalgegevens hebt nagekeken en informeert de accountant over de afsluitingsstatus.
Kan ik een kwartaal opnieuw openen?	Ja. Tijdens de afsluitingsmaand kun je de afsluiting ongedaan maken, documenten toevoegen of gegevens corrigeren en het kwartaal daarna opnieuw afsluiten.
Wordt mijn voorkeur voor lijst- of kaartweergave bewaard?	Ja. De gekozen weergave blijft behouden bij het vernieuwen van de pagina, navigeren binnen het portaal en een volgende sessie.
Heeft de afsluitingsmodus invloed op mijn huidige maand?	Nee. De afsluitingsmodus toont een samenvatting van het afgelopen kwartaal. De normale dashboardgegevens voor de huidige periode blijven beschikbaar.