Facturatie instellingen

Je kan in OkiOki enkele handige instellingen gebruiken om facturen vlotter aan te maken en te personaliseren. We zetten ze hieronder even op een rijtje.

Ga naar je menu, en klik bij ‘Je account’ op ‘Facturatie instellingen’.

• Als eerste kan je hier je volgende factuurnummer instellen. Dat kan bijvoorbeeld 2021-008 zijn, maar ook mijnbedrijf-2021-083. Door dit nummer in te stellen blijft jouw factuurnummering consistent. Had je al verkoopfacturen in OkiOki zitten dan zal OkiOki zelf op basis van de nummering van je bestaande verkoopfacturen een volgend factuurnummer suggereren.

• Kies jouw betalingstermijn: Geef aan binnen hoeveel dagen jij verwacht dat je klanten jouw facturen betalen.

• Kies je bankrekening: Kies uit de verschillende gekoppelde zichtrekeningen de rekening waarop je wil dat jouw klanten betalen. Het nummer van deze zichtrekening verwerkt OkiOki ook in de betaal QR code die ze op je factuur standaard vermeld.

• Hier kan je het rechtspersonenregister ingeven dat voor jouw onderneming van toepassing is. De verwijzing hiernaar wordt ook in de hoofding van je facturen vermeld.

• Indien je vrijgesteld bent van btw, geef je dat hier aan.

• Met deze instelling bepaal je welke bedrijfsgegevens (company details) zichtbaar zijn in de header van je uitgaande documenten (bv. facturen). Zo kan je bepaalde gegevens verbergen als je die liever in de footer zet.

• Je kan een introtekst toevoegen (bv. extra uitleg over geleverde prestaties) die op het document komt boven de productlijnen.

• Je kan kiezen waar de betalingsbanner (met betalingsgegevens en bedankje) verschijnt op je facturen: bovenaan, onderaan, of helemaal niet.

  • Bovenaan (standaard voor nieuwe en bestaande gebruikers)

  • Onderaan

  • Banner verbergen (geen betalingsbanner)

• Hier kan je eventuele commentaren toevoegen die standaard op de factuur verschijnen. Dat kunnen betalingsvoorwaarden zijn, wettelijke teksten... Je kan trouwens ook altijd een afzonderlijke PDF met verkoopvoorwaarden toevoegen (zie verderop).

• Als je graag je eigen bedankzinnetje schrijft voor op je verkoopfacturen (i.p.v. één van de bestaande OkiOki bedankjes te gebruiken) kan je dat hier doen. Nadat je deze wijzigingen hebt opgeslagen, zal je bedankzinnetje automatisch verschijnen in het dropdownmenu op je verkoopfacturen. 

• Gebruik je productcodes (SKU’s) in je factuurlijnen? Dan kan je kiezen om die codes ook zichtbaar te maken op de factuur. 
  
  Wat gebeurt er als je dit inschakelt?

  • Als je in de document wizard bij stap 3 (“what you are selling”) een productcode invult (en het code-veld is zichtbaar), dan:

    • wordt de productcode toegevoegd aan de omschrijving van de productlijn in preview en PDF

    • wordt de code ook opgenomen in de UBL als SellersItemIdentification

• Je kan een footer instellen die onderaan op je uitgaande facturen verschijnt, met 1 tot 3 kolommen (bv. contactgegevens, juridische info, bankinfo).

Footer-tekst invullen (per taal)

• Tussen de layout-keuze en de velden staat een taalkeuze.

• Afhankelijk van het aantal kolommen zie je 1, 2 of 3 rich text velden (vet, cursief, onderlijnd, nieuwe lijn).

Wanneer je footer-kolommen inschakelt, vult OkiOki ze (waar relevant) automatisch met voorbeeldtekst die toont welke placeholders je kan gebruiken.

• De look & feel van je facturen kan je personaliseren door het logo van je bedrijf op te laden en een dominante bedrijfskleur te kiezen.

• Als je je facturen per post wilt versturen, kan je hier kiezen of je envelop een venster aan de linkerkant of de rechterkant heeft. OkiOki zal de lay-out van de factuur hiernaar aanpassen.

• Facturen die je aanmaakt in OkiOki worden altijd verzonden vanuit een OkiOki e-mailadres. Je kan in je facturatie instellingen wel een extra e-mailadres toevoegen waar alle antwoorden naartoe worden gestuurd, alsook een BCC e-mailadres.

• Daarnaast kan je hier ook je standaard e-mail aanpassen waarmee je je verkoopfacturen verstuurt. Let wel op, de woorden die tussen percenttekens staan (%...%) zijn variabelen, wat betekent dat je er dus zeker voor moet zorgen dat deze altijd correct zijn. De volgende variabelen zijn beschikbaar in OkiOki:
  • %FactuurVervalDatum%: De vervaldatum van je factuur
  • %FactuurNummer%: Je factuurnummer
  • %FactuurTotaalBedrag%: Het totaalbedrag van je factuur (incl. BTW)
  • %KlantNaam%: De naam van je klant
  • %BedrijfsNaam%: Jouw bedrijfsnaam
  • %BedrijfsAdresGebruiker%: Jouw adres
  • %GebruikersNaam%: Jouw naam
  • %EmailGebruiker%: Jouw e-mailadres
  • %BTWnrGebruiker%: Je BTW nummer. Als je over meerdere BTW nummers beschikt (een Belgisch + buitenlandse), dan tonen we enkel je Belgische BTW nummer.
  • %AlleBTWnrsGebruiker%: Als je over meerdere BTW nummers beschikt (een Belgisch + buitenlandse), dan tonen we ze allemaal.
  • %BuitenlandseBTWnrsGebruiker%: Als je over meerdere BTW nummers beschikt (een Belgisch + buitenlandse), dan tonen we enkel de buitenlandse.

• Tot slot kan je ook een document uploaden met je verkoopvoorwaarden. Dit document zal dan als bijlage bij al je uitgaande factuur e-mails worden toegevoegd. Wil je een bijlage meesturen met één bepaalde factuur? Dan kan je dat doen tijdens het aanmaken van je factuur zelf en dus niet hier in de instellingen.