Facturen opmaken en versturen met OkiOki

In de OkiOki app kan je nu ook zelf in enkele stappen facturen aanmaken en verzenden. In deze video tonen we jou hoe je daarvoor te werk kan gaan en geven we je enkele praktische tips:

Hieronder gaan we nog even dieper in op de verschillende stappen die je moet doorlopen om een factuur aan te maken en te verzenden met OkiOki:

1. In het menu vind je onder ‘Documenten’ het item ‘Verkoopfacturen’. Ga hier naartoe.

2. Op deze pagina vind je een overzicht van alle verkoopfacturen die OkiOki heeft gevonden, die jij aan OkiOki hebt toegevoegd of die je in OkiOki maakt en verzendt.
3. Rechtsboven vind je de knop ‘Nieuw’. Klik hierop om een nieuwe factuur aan te maken.

Opmerking: Is het de eerste keer dat je een factuur aanmaakt in OkiOki? Dan raden we je aan om eerst even je facturatie instellingen te checken. Deze handige instellingen kunnen jou helpen om vlotter facturen aan te maken en te personaliseren in OkiOki. In dit artikel lees je welke instellingen je hiervoor allemaal kan gebruiken.

4. Nadien brengt OkiOki je naar het eerste scherm, waar je enkele basisgegevens ingeeft. Je geeft aan of het om een factuur of creditnota gaat en je kan verder ook de datum en nummer van het document aanpassen, alsook de munteenheid. Nadien klik je op ‘Volgende’.

5. Nu kies je je klant. OkiOki stelt automatisch je recent gebruikte klanten voor als suggestie, maar je kan ook steeds een klant met alle bijhorende klantgegevens opzoeken of een nieuwe klant toevoegen. 

6. Vervolgens kan je oplijsten wat je gaat facturen of crediteren en kan je de factuur met titels structureren. Je geeft een korte omschrijving, de leverdatum, het aantal, de eenheidsprijs en het btw tarief. OkiOki heeft voor jou alle standaard btw tarieven voorzien en plaatst zelf, indien nodig, de relevante btw voetnoten op je factuur. Bovendien berekent OkiOki ook automatisch alle totalen en onthoudt ze alle factuurregels die je ooit hebt ingegeven. OkiOki zal dan de volgende keer alles voor jou automatisch invullen. Zo kan jij weer snel door naar de volgende stap.

7. Als laatste stap overloop je nog even de betalingsinformatie. Hier kan je je betaalstatus en betalingstermijn kiezen, alsook of je een standaard gestructureerde mededeling of het factuurnummer als vermelding wilt gebruiken. Verder kies je ook de rekening waarop betaald wordt en kan je eventuele bijlagen toevoegen aan je factuur. Tot slot kan je ook een commentaar toevoegen en geef je de klant nog een klein bedankje. Want een factuur die je leuk vindt, betaal je altijd liever.

Trouwens, je kan ook je eigen bedankje schrijven voor op je verkoopfacturen. Dat doe je bij je facturatie-instellingen in de app. Als je daar je boodschap hebt geschreven, zal die automatisch als keuze verschijnen in je dropdownmenu op je verkoopfactuur. Daarnaast kan je er ook voor kiezen om geen boodschap op je factuur te plaatsen. 

8. Nu rest er je alleen nog je factuur te verzenden. Je kan nog even alles nakijken op de preview die OkiOki van je factuur maakt. De look & feel van je factuur kan je trouwens personaliseren met je eigen logo en kleuren. OkiOki voorziet op iedere factuur die jij aanmaakt ook een handige betaalstrook met daarin alle betaalinformatie en een QR code. Zo kunnen jouw klanten je factuur makkelijk & snel betalen.

Wist je trouwens dat OkiOki de hoofding van je facturen ook aanpast zodat ze compatibel zijn met vensterenveloppen? Als je facturen per post verstuurt, kan je dus ook aangeven of je een envelop hebt met een linker of rechter venster. Dat doe je bij de facturatie instellingen.

Tot slot toont OkiOki je nog het e-mail bericht voor je factuur. Dit bericht kan je aanpassen bij je facturatie-instellingen. In dit scherm kan je ook meerdere e-mailadressen ingeven om de factuur naar meerdere ontvangers tegelijk te sturen.

Eenmaal verstuurd zal OkiOki ook voor jou natuurlijk de betaalstatus opvolgen en je via je takenlijstje eraan herinneren of je laattijdige betalers hebt.

Zo ben jij weer een stap dichter bij het OkiOki gevoel!