Overzicht van je documenten

Als je op je dashboard op het icoontje bovenaan met “Documenten” klikt, krijg je een overzicht van al je documenten in OkiOki. Je kan ook naar dit overzicht gaan door in je menu te kiezen voor “Alle documenten” onder “Documenten”. We leggen even uit wat je in dit scherm allemaal kan doen.

Je archief

In dit scherm krijg je zoals gezegd een overzicht van alle documenten, en dus niet alleen de documenten waar nog iets mee moet gebeuren. Het is je OkiOki archief.

Documenten zoeken en filteren

In de zoekbalk bovenaan kan je naar specifieke documenten in je archief zoeken. Je kan zoeken op naam, rekeningnummer, bedrag, tags, commentaren…Je kan via de filters links op het scherm je documenten ook verfijnen op bedrag, datum, status, document type en meer.

Documentweergave

Via het icoontje rechtsboven naast de zoekbalk kan je instellen hoe je wilt dat OkiOki je archief weergeeft: als lijst of als kaarten.

Facturen aanmaken

Boven dit icoontje vind je ook nog een knop “Nieuw”. Via deze knop maak je gemakkelijk en snel je eigen facturen aan in OkiOki. Meer informatie over het aanmaken en verzenden van facturen vind je in dit artikel.

Snelle acties

In het overzicht zie je per document ook de datum, de samenvatting, het bedrag en het document type. Helemaal rechts staan steeds 3 puntjes. Via dit menu kan je enkele snelle acties uitvoeren:

• Je kan een document opsplitsen in meerdere documenten met het schaar icoontje.
• Je kan een document verwijderen uit je OkiOki archief via het vuilbak icoontje.
• Je kan een afzonderlijk document downloaden.
• Je kan het documenttype aanpassen.
• Je kan de documentdata bekijken.
• Je kan een betalingsherinnering inplannen voor onbetaalde facturen.

Documenten downloaden

Je kan dus een specifieke factuur apart downloaden, maar je kan ook je hele archief of een deel ervan downloaden. Als je op het vakje links naast de zoekbalk drukt, zal OkiOki alle getoonde documenten selecteren. Je kan dus eerst gemakkelijk filteren op bijvoorbeeld alle documenten van het vorige kwartaal, en dan op het vakje klikken om deze te selecteren. Nadien kan je de geselecteerde documenten allemaal samen downloaden. Heb je niets gefilterd, dan zal OkiOki je hele archief downloaden. Je kan natuurlijk ook aparte documenten selecteren door de vakjes links te gebruiken. Naast downloaden kan je alle geselecteerde documenten ook tegelijk verwijderen of een tag geven.

Kleurcodes

Tot slot, zie je in het overzicht ook dat elk document via een dunne streep links een kleurcode krijgt. Die kleurcodes geven de status van het document in OkiOki aan. Er zijn 3 mogelijke kleurcodes:

• Groen: het item is gemarkeerd als “Klaar”. Dit item is verzonden naar je boekhouder en zal dus niet meer verschijnen op je to-do lijst.
• Paars: Dit item is “Bewaard”. Dat betekent dat er wel al iets gebeurd is met dit item (door jou of door OkiOki), maar het is nog niet afgewerkt. Hier zal je dus nog even naar moeten kijken.
• Geen kleur (transparant): Dit item is een nieuwe to-do waar nog geen enkele actie is op uitgevoerd.

Documentdetail

Als je op een document klikt, krijg je het documentdetail te zien. In dit scherm zie je ook steeds de bijhorende transactie. Als er nog geen transactie gekoppeld is aan het document, kan je hier enkele snelle acties ondernemen:

• Je kan een transactie in OkiOki zoeken.
• Je kan het document markeren als “Betaald met credit card”
• Je kan aangeven dat het document betaald is met cash geld.
• Je kan het document markeren als “Betaald met persoonlijk geld”

Als je op het document kaartje klikt, zal je de volledige factuur en alle gegevens zien. Op het kaartje vind je opnieuw het snelmenu (de 3 puntjes) in de rechter bovenhoek. Ook van daaruit kan je nog enkele snelle acties uitvoeren:

• Je kan een herinnering plannen voor het document. Dit is handig als je een factuur hebt die nog betaald moet worden.
• Je kan de documentdata bekijken.
• Je kan het documenttype wijzigen
• Je kan het document downloaden of verwijderen.
• Je kan het document splitsen.

Meerdere documenten koppelen

Via '+ Toevoegen' naast de het titeltje 'Documenten' kan je ook nog 3 acties uitvoeren:

• Je kan het document markeren als privé uitgave.
• Je kan een nieuw document uploaden.
• Je kan een document zoeken in OkiOki.

Op die manier kan je dus meerdere documenten koppelen aan één of meerdere transacties.

Tags en opmerkingen

Tot slot kan je onder het document kaartje ook nog tags en opmerkingen toevoegen. Ook deze worden mee doorgestuurd naar je accountant. Meer informatie over tags vind je in dit artikel.

Wil je meer weten over je transactie overzicht in OkiOki? Lees hier verder.