Avec l'introduction du catalogue de produits dans OkiOki, il est bien sûr également important que vous puissiez remplir cette liste de produits avec les produits et/ou services que vous proposez en tant qu'entrepreneur.
A cet effet, OkiOki a mis à votre disposition un module qui vous permet d'importer facilement vos produits. Nous vous recommandons également d'utiliser le modèle Excel fourni par OkiOki pour préparer votre liste de produits à l'importation.
Comment procédez-vous ?
Les prochaines étapes sont expliquées en détail ci-dessous.
- Téléchargez le modèle Excel, comprenant l'explication et l'aperçu des codes TVA, et remplissez-le avec les détails de vos produits/services.
- Téléchargez le modèle Excel complété et vérifiez le mappage des colonnes avec les champs de la liste des produits.
- Importez la liste des produits et corrigez les erreurs dans le fichier Excel annoté si nécessaire.
1. Téléchargez le modèle Excel et remplissez-le avec les détails de vos produits/services
Pour télécharger le modèle Excel, depuis la liste des produits (Menu > Produits) cliquez sur le bouton importer en haut à droite.
Vous serez ensuite redirigé vers la page de téléchargement et vous pourrez télécharger le modèle Excel en cliquant sur : « via le modèle Excel ».
Lorsque vous ouvrez le modèle Excel, vous verrez qu'il existe plusieurs feuilles de calcul.
La feuille de travail la plus importante s'appelle « Modèle » . Il s'agit de la feuille de calcul où vous pouvez ajouter vos produits à importer. L'aperçu des champs de cette feuille de calcul se trouve ci-dessous.
Avant de commencer, vous voudrez peut-être prendre un moment pour regarder deux autres feuilles de travail :
« Explication » contient toutes les informations sur les champs utilisés dans le modèle.
« Aperçu des codes TVA » contient toutes les informations nécessaires pour renseigner le code de taux de TVA dans le modèle. Pour la majorité des utilisateurs, ce code de taux de TVA contiendra le code standard (S) et les pourcentages de TVA. Toutefois, si votre entreprise est soumise à des règles de TVA spécifiques, vous devez vous assurer d'ajouter les codes de taux de TVA corrects. Le champ « Code pays » est également obligatoire pour vos codes TVA, car votre saisie peut être validée sur cette base.
Aperçu des champs
Quels champs pouvez-vous remplir dans le modèle ? Vous trouverez ci-dessous un aperçu avec une explication. Les champs marqués d'un (*) sont obligatoires et doivent toujours être remplis.
Pour certains champs, il existe une liste prédéfinie de « valeurs » possibles. Les données que vous saisissez ici doivent provenir de la liste prédéfinie.
| Nom du champ | Informations dans ce champ. |
| Description* | Description du produit. |
| Code | Code produit. !!! Il s'agit d'un code unique pour chaque produit que vous gérez. Ce code ne peut apparaître qu'une seule fois dans votre liste de produits. |
| Unit | Unité de produit. |
| VatTariffCountry* | Code du pays. !!! Il est obligatoire et doit correspondre à l'une des valeurs de la liste prédéfinie. Voir également la fiche « Aperçu des codes TVA » pour plus d'informations sur les codes TVA. |
| VatTariffRate* | Taux de TVA. !!! Il est obligatoire et doit correspondre à l'une des valeurs de la liste prédéfinie. Voir également la fiche « Aperçu des codes TVA » pour plus d'informations sur les codes TVA. |
| VatTariffCode* | Code taux de TVA. !!! Est obligatoire et doit correspondre à l'une des valeurs de la liste prédéfinie. Voir également la feuille « Aperçu des codes TVA » pour plus d'informations sur les codes TVA. |
| UnitPriceVatExclusive | Prix unitaire du produit hors TVA. |
| UnitPriceVatInclusive | Prix unitaire du produit TVA incluse. |
| IsVatInclusive | Ce champ détermine quel prix unitaire est calculé en fonction de l'autre. Si cela est « vrai », le « Prix unitaire hors TVA » sera calculé sur la base du « Prix unitaire incl. TVA ». |
| Currency | Devise. !!! Doit correspondre à l'une des valeurs de la liste prédéfinie. |
| Activity | Activité. Votre comptable peut configurer des activités pour vous dans OkiOki. Ces activités garantissent que votre ligne de facture est automatiquement liée au compte du grand livre correspondant dans votre comptabilité. Si les activités n’ont pas encore été déterminées, demandez à votre comptable de le faire. |
2. Téléchargez votre liste de produits et vérifiez le mappage des colonnes.
Une fois que vous avez préparé la liste des produits, vous pouvez la télécharger. Faites glisser le fichier sur la page ou choisissez le lien pour sélectionner le fichier.
Une fois votre fichier téléchargé, vous pouvez également le supprimer à nouveau via l'icône « poubelle ».
Ajustez le mappage des champs, vous pouvez le faire pour chaque champ individuellement en cliquant sur « Cliquer pour ajouter » (voir capture d'écran). Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le champ correspondant dans votre fichier Excel.
Si vous avez fait une erreur, vous pouvez choisir de modifier (icône de stylo) ou de supprimer (icône de poubelle) en passant le curseur de votre souris sur l'en-tête de la colonne liée.
3. Importez la liste des produits et corrigez les erreurs dans le fichier Excel annoté si nécessaire.
Une fois que vous avez ajusté le mappage, vous verrez un message d'état en bas indiquant que vous pouvez effectuer l'importation.
Remarque : l'option permettant d'écraser les données existantes est activée par défaut.
Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton « Importer », votre liste sera importée après validation des données.
S'il y a une erreur de validation, elle sera affichée à l'écran.
Vous pouvez ensuite choisir de télécharger le fichier Excel, annoté avec les erreurs. Les champs incorrects et les messages d'erreur sont également marqués en rouge dans Excel.
Vous pouvez apporter les modifications nécessaires dans ce fichier Excel, puis télécharger à nouveau le fichier Excel (en supprimant le fichier d'origine via l'icône de la corbeille et en téléchargeant ce document).
Lorsque plus aucune erreur n'est trouvée, tous les produits seront importés et vous serez renvoyé à la liste des produits.
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