Lorsque vous passez d'un autre logiciel de facturation à OkiOki, il est parfois difficile de s'assurer que toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer votre administration sont disponibles.
Le transfert de vos données clients et fournisseurs est une étape importante. OkiOki dispose désormais d'une fonctionnalité d'importation dans le module contacts qui vous permet d'importer ces données.
Dans quel format pouvez-vous importer des contacts ?
Comment procéder pour importer une liste de contacts ?
Dans quel format pouvez-vous importer des contacts ?
Il est plus pratique d'utiliser le modèle Excel proposé par OkiOki pour renseigner les coordonnées de vos clients/fournisseurs. Voir le point 2 ci-dessous pour savoir comment télécharger ce modèle Excel.
Si vous souhaitez utiliser votre propre format ou l'exportation de votre package précédent, cela est également possible. Cependant, vous devrez ensuite préparer vous-même les données pour le mappage des différents champs.
Comment procéder pour importer une liste de contacts ?
1. Accédez à la page Contacts et choisissez d’importer une liste.
Sur la page Contacts (menu > Contacts), vous pouvez choisir d'importer une liste via l'icône de téléchargement en haut.
2. Sur la page à laquelle vous arrivez, vous pouvez télécharger un modèle Excel.
Sur la page de téléchargement, vous trouverez également le lien vers le modèle Excel, que vous pouvez télécharger et remplir. (cliquez sur : "via le modèle Excel")
Dans le modèle Excel, vous verrez plusieurs feuilles de calcul. La feuille de calcul principale s'appelle : template. C'est la feuille où vous pouvez copier vos contacts pour les télécharger.
Si vous souhaitez plus d'explications, choisissez la feuille « Explication » où nous expliquons toutes les colonnes du modèle.
Attention : pour les champs « Pays » et « Langue », la saisie est limitée aux options que nous avons fournies dans la liste déroulante.
Quels champs pouvez-vous importer (pour vos contacts) ?
Pour chacun de vos clients/fournisseurs, vous pouvez importer les données suivantes. Les champs marqués d'un (*) sont obligatoires et doivent toujours être remplis. Lors de la description des données, vérifiez également quels champs doivent être uniques dans le fichier.
| Champ | Description |
| vat_number | Numéro de TVA. !!! Il doit s'agir d'un numéro de TVA valide et unique dans cette liste. |
| company_number | Si votre client n’est pas assujetti à la TVA mais possède un numéro d’entreprise. |
| name* | Nom de l'entreprise ou nom complet du contact. |
| client_reference | Référence client. !!! Doit être unique dans la liste. |
| street* | Rue. |
| house_number* | Numéro. |
| postal_code* | Code postal. |
| city* | Ville. |
| country* | Pays. Veuillez sélectionner dans la liste fournie. |
| phone_number | Numéro de téléphone. Ce doit être un numéro de téléphone valide. |
| mobile_phone | Numéro de téléphone portable. Ce doit être un numéro de téléphone valide. |
| email_address* | Adresse email. |
| language* | Langue. Code iso à deux lettres. Choisissez dans la liste fournie (en / fr / nl) |
| commercial_discount | Remise commerciale : pourcentage. Si la valeur est comprise entre 0 et 1, elle sera convertie en pourcentage. Par exemple : 0,21 = 21 %. Sinon, la valeur sera considérée comme un pourcentage normal. |
| commercial_discount_description | Remise commerciale : description. |
| cash_discount | Escompte : pourcentage. Si la valeur est comprise entre 0 et 1, elle sera convertie en pourcentage. Par exemple : 0,21 = 21 %. Sinon, la valeur sera considérée comme un pourcentage normal. |
| cash_discount_terms | Escompte de caisse : durée en jours. Ceci ne peut être qu'un nombre positif. |
3. Télécharger votre fichier et vérifiez le mappage.
Lorsque vous téléchargez le fichier avec les données, vous arriverez sur l'écran ci-dessous. Vous pouvez voir quel fichier a été téléchargé et vous pouvez également le supprimer (avec l'icône de la corbeille).
À ce stade, vous pouvez créer le mappage entre les champs dans OkiOki et le fichier Excel que vous avez ajouté. Pour ce faire, sélectionnez la colonne correspondante dans votre fichier Excel pour chaque champ attendu par OkiOki.
Cliquez sur « Cliquer pour ajouter » pour sélectionner une colonne. Les noms des colonnes de votre fichier Excel apparaîtront dans la fenêtre contextuelle. Ici, vous pouvez lier le champ correct de votre Excel au champ que vous avez choisi sur l'écran.
Une fois que vous avez sélectionné un champ, le mappage sera affiché à l'écran et vous verrez également la valeur de la première ligne du fichier Excel à titre d'exemple.
Voir ci-dessous comment nous avons lié le champ « Numéro de TVA » à la colonne « vat_number » du fichier Excel.
Vous pouvez modifier ou annuler un mappage en survolant l'en-tête de colonne associé avec votre souris et en choisissant modifier (icône en forme de stylo) ou supprimer (icône en forme de corbeille). Voir capture d'écran.
4. Importer les données.
Lorsque tous les champs (obligatoires) sont liés à leurs colonnes correspondantes, vous verrez un message d'état en bas indiquant que vous pouvez importer vos contacts.
Avant de continuer, vous devez également vérifier si vous souhaitez écraser les données existantes ou non, cette option est « activée » par défaut.
Lorsque vous cliquez sur « Importer », les données seront chargées dans OkiOki. Sauf s'il y a une erreur dans les données du fichier. OkiOki indiquera alors également quelle erreur est impliquée.
Vous pouvez également télécharger le fichier Excel, avec les champs contenant des erreurs marqués en rouge (voir capture d'écran ci-dessous). Vous pouvez donc rapidement le changer et le recharger.
Vous pouvez recharger l'Excel amélioré avant le téléchargement, et si tout se passe bien, vos contacts seront importés et OkiOki vous amènera à la liste de tous vos contacts. Si vous recherchez l'un de vos contacts nouvellement ajoutés, vous pourrez afficher le formulaire de contact de ce contact.
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