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Pourquoi ne puis‑je pas envoyer ma facture comme UBL via Peppol ?

  • Mise à jour

Il arrive qu’une facture ne puisse pas être envoyée via Peppol dans OkiOki. Cela a presque toujours l’une des deux causes suivantes :

  1. Le fichier XML n’est pas conforme sur la forme (structure / règles Peppol)
  2. La facture est incorrecte sur le fond pour Peppol (identification du client, 0208 vs 9925, numéro de TVA erroné, …)

Cet article explique comment vérifier vous‑même ce qui pose problème et qui doit le corriger.

1. Première question : comment la facture a‑t‑elle été créée ?

Commencez par vérifier comment la facture est arrivée dans OkiOki :

  • A. La facture a été importée comme fichier UBL/XML externe
    → Elle peut contenir des erreurs de forme et/ou de fond.
  • B. La facture a été créée directement dans OkiOki
    → La structure XML est correcte ; les erreurs sont alors de contenu (données client / Peppol).

Ensuite, reportez‑vous à la section correspondante ci‑dessous.

2. Fichier XML importé (UBL externe)

2.1 Ce que fait – et ne fait pas – OkiOki

  • OkiOki génère et valide les fichiers UBL créés dans OkiOki.
  • Les fichiers UBL importés ne sont pas modifiés.
  • Si une seule règle Peppol n’est pas respectée, l’envoi est refusé.

Message typique dans OkiOki :

« L’envoi a échoué – le document téléchargé n’est pas compatible avec la norme Peppol requise. »

Dans ce cas, l’erreur doit être corrigée dans le logiciel avec lequel le fichier XML a été généré.

2.2 Vérifier vous‑même en 3 minutes (via ecosio)

  1. Téléchargez le fichier XML depuis OkiOki.
  2. Allez sur le validateur gratuit d’ecosio :
    https://ecosio.com/en/peppol-e-invoice-xml-document-validator/
  3. Choisissez : « OpenPeppol UBL Invoice (2024.11) (aka BIS Billing 3.0.18) ».
  4. Importez votre fichier XML.
  5. Consultez les erreurs indiquées dans le rapport.

Dans la plupart des cas, le validateur indique précisément quel champ ou quelle balise pose problème.

 

2.3 Causes fréquentes d’erreurs de forme

  • Données manquantes ou invalides
    • Numéro de TVA, code pays, totaux, dates (doivent être au format YYYY‑MM‑DD), …
  • Mauvaise variante Peppol
    • Les factures/avoirs doivent utiliser Peppol BIS Billing 3.0.x.
  • Problèmes de fichier
    • Extension différente de .xml
    • Fichier > 10 Mo (limite Peppol)
    • Encodage différent d’UTF‑8
  • Structure XML endommagée
    • Balises manquantes ou non fermées
    • Caractères spéciaux ou entités incorrectes

2.4 Que transmettre à votre éditeur de logiciel ?

Envoyez à votre fournisseur :

  • le fichier .xml original,
  • le rapport du validateur (ou une capture d’écran des erreurs),
  • le nom et la version de votre logiciel de facturation ou de comptabilité.

C’est à votre éditeur de corriger le problème dans son application ; vous devrez ensuite regénérer la facture et réessayer l’envoi.

3. Facture créée dans OkiOki : erreurs de contenu Peppol

Pour les factures créées dans OkiOki, la structure XML est correcte.
Si l’envoi échoue malgré tout, la cause se trouve presque toujours dans le contenu :

  1. Des champs obligatoires du client manquent ou sont incorrects
  2. L’« addressing » (destinataire) dans l’UBL ne correspond pas au vrai client
  3. L’adresse Peppol (endpoint) dans l’UBL ne correspond pas à celle utilisée par OkiOki (p.ex. 0208 vs 9925)
  4. Le numéro de TVA et l’endpoint ne correspondent pas

Voici les scénarios les plus fréquents.

3.1 Données client manquantes ou erronées

Peppol exige un minimum d’informations correctes sur le client :

  • nom et adresse,
  • code pays,
  • numéro d’entreprise et/ou numéro de TVA.

Si une de ces données est vide ou manifestement invalide, le réseau Peppol peut refuser la facture.

Ce que vous pouvez faire :

  • Vérifiez la fiche client dans votre système source (ou dans OkiOki, si la facture y est créée).
  • Complétez les données manquantes ou corrigez les erreurs (p.ex. préfixe BE, nombre de chiffres).
  • Générez à nouveau la facture et renvoyez‑la via Peppol.

3.2 0208 vs 9925 : endpoint incorrect

En Belgique, les identifiants Peppol les plus utilisés sont :

  • 0208:xxxxxxx → numéro d’entreprise (BCE), sans BE
  • 9925:BExxxxxxxxxx → numéro de TVA, avec BE

Comment OkiOki choisit‑il l’adresse Peppol ?

  • Si un client est enregistré sur 0208, OkiOki envoie toujours vers 0208:numero d’entreprise.
  • OkiOki n’envoie vers 9925 que si :
    • le client n’est pas enregistré sur 0208,
    • mais l’est sur 9925,
    • et qu’aucune autre adresse spécifique (GLN, …) n’est définie.
  • Une adresse spécifique de type GLN ou autre, si elle existe, est prioritaire.

Ce choix ne peut pas être surchargé manuellement au niveau d’un contact.

Quand cela pose‑t‑il problème ?

Lorsque l’endpoint dans l’UBL ne correspond pas à l’adresse utilisée par OkiOki. Par exemple :

  • OkiOki envoie vers 0208:0891483844,
  • mais dans votre fichier XML, on trouve :
xml<cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Party>
    <cbc:EndpointID schemeID="9925">BE0891483844</cbc:EndpointID>
  </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

La routage et le contenu se contredisent alors. Le réseau Peppol refuse le document.

Solution

  1. Vérifiez (ou demandez à votre client / à son prestataire Peppol) sur quel identifiant Peppol il est réellement enregistré :
    • 0208:numéro d’entreprise,
    • ou 9925:BExxxxxxxxxx,
    • ou une autre forme (GLN, …).
  2. Adaptez votre logiciel de facturation pour que :
    • lorsqu’un client est sur 0208, l’adresse Peppol ET le champ
      cac:AccountingCustomerParty > cac:Party > cbc:EndpointID
      utilisent tous les deux 0208,
    • 9925 ne soit utilisé que si 0208 n’existe pas, mais 9925 oui.
  3. Regénérez la facture et renvoyez‑la via Peppol.

3.3 Mauvais destinataire / mauvais numéro de TVA (receiver mismatch)

Un autre problème de contenu fréquent est que le destinataire dans l’UBL ne correspond pas au vrai client :

  • numéro de TVA erroné,
  • mauvais client sélectionné,
  • ou duplication d’une ancienne facture sans mise à jour complète des données client.

Côté technique, on voit alors chez le prestataire Peppol des messages du type :

« Receiver does not match the receiver or endpoint passed in the UBL. »

Ce que vous pouvez faire :

  1. Téléchargez le fichier XML de la facture.
  2. Contrôlez dans l’UBL :
    • cac:AccountingCustomerParty > cac:PartyName (nom du client),
    • cac:PartyTaxScheme > cbc:CompanyID (numéro de TVA),
    • cbc:EndpointID (adresse Peppol du client).
  3. Comparez avec les données réelles de votre client et avec son enregistrement Peppol.
  4. Corrigez la fiche client dans votre logiciel, regénérez la facture et renvoyez‑la.

4. Qui contacter et quand ?

Contactez votre propre éditeur de logiciel lorsque :

  • il s’agit d’un fichier XML externe importé,
  • le validateur ecosio indique des erreurs,
  • ou le contenu de l’UBL (client, endpoint) ne correspond pas à ce que vous avez encodé dans ce logiciel.

Contactez le support OkiOki lorsque :

  • votre UBL est valide selon le validateur,
  • les données d’endpoint (0208/9925/GLN) dans l’UBL correspondent à l’enregistrement Peppol officiel,
  • mais l’envoi échoue tout de même via OkiOki.

Envoyez‑nous alors :

  • le fichier XML,
  • une capture d’écran du message d’erreur dans OkiOki,
  • le numéro de TVA et le numéro d’entreprise du client.

Nous pourrons ainsi vérifier dans le réseau Peppol (SMP/SML) ce qui bloque encore.

Avec ces étapes, vous pouvez déterminer pourquoi votre facture ne part pas via Peppol et qui (vous‑même, votre éditeur de logiciel ou OkiOki) doit intervenir pour résoudre définitivement le problème.

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