Comment envoyer des factures électroniques via Peppol avec OkiOki ?

OkiOki vous propose deux options pour envoyer vos factures électroniques.

• Vous créez et envoyez vos factures électroniques via OkiOki. (OkiOki Start & Smart)
• Vous créez vos factures dans Word ou Excel ou dans votre propre programme de facturation, puis vous les envoyez via OkiOki. (Uniquement avec OkiOki Smart)

Pour pouvoir envoyer des factures électroniques à vos clients via OkiOki, certaines conditions doivent toutefois être remplies.

Nous abordons ce sujet plus en détail dans cet article.

Deux options pour envoyer des factures électroniques

Vous créez et envoyez vos factures électroniques via OkiOki. (OkiOki Start & Smart)

OkiOki vous propose un outil de facturation pratique. Vous pouvez créer des devis, les convertir en factures, envoyer vos factures et suivre leur statut de paiement.

Vous pouvez envoyer vos factures via Peppol, mais aussi par e-mail, et vous pouvez toujours les imprimer.

Vous disposez ainsi d'une solution pour chaque client, entreprise ou particulier.

👉 Dans cet article, nous vous expliquons comment créer et envoyer des factures dans OkiOki.

Quelques FAQ utiles concernant notre outil de facturation

• Vos paramètres de facturation
• Ajouter des lignes à votre facture
• Quels taux de TVA puis-je utiliser sur ma facture ?
• Modèles d'e-mails pour les factures de vente et les notes de crédit

Vous créez vos factures dans Word ou Excel ou dans votre propre programme de facturation, puis vous les envoyez via OkiOki. (Uniquement avec OkiOki Smart)

Vous souhaitez continuer à travailler dans Word ou Excel ? Vous vous sentez obligé d'utiliser votre programme de facturation actuel, mais celui-ci ne permet pas d'envoyer des factures électroniques ? OkiOki est également la solution qu'il vous faut.

Selon le format dans lequel vos factures sont disponibles, vous devrez adopter une approche différente.

Vous avez des factures au format PDF

Vous créez des factures au format PDF avec Word ou Excel ou via votre propre programme de facturation ? Vous pouvez alors les télécharger dans OkiOki, les convertir en fichier UBL (une véritable facture électronique) et les envoyer via Peppol.

Il est toutefois important de vérifier chaque facture. Cela ne vous prendra qu'une minute. Ce n'est donc pas un problème si vous avez un nombre limité de factures de vente par mois. Si vous avez plus de 100 factures de vente par mois, cette solution n'est peut-être pas la plus pratique. À vous de juger.

👉 Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment convertir des factures PDF en factures électroniques et les envoyer via Peppol.

Vous disposez déjà de factures UBL

Vous utilisez un programme de facturation capable de créer des factures UBL, mais qui ne peut pas les envoyer via Peppol ? Vous pouvez alors les transmettre à OkiOki, qui se chargera de les envoyer pour vous via Peppol.

⚠️ Important : vos factures UBL doivent être au format .XML et conformes à la norme Peppol BIS3. Vous pouvez vérifier ici si votre fichier UBL est conforme à cette norme.

Vous pouvez envoyer vos factures de vente UBL à OkiOki de différentes manières :

• Vous pouvez les télécharger manuellement.
• Vous pouvez les envoyer (automatiquement) à votre adresse e-mail OkiOki.
• Vous pouvez demander à OkiOki de les récupérer dans un dossier de stockage cloud.

👉 Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment télécharger et envoyer vos factures UBL via OkiOki.

Conditions pour envoyer des factures électroniques

OkiOki doit avoir pu vérifier votre identité

Le réseau Peppol est un réseau sécurisé et, en tant que point d'accès agréé, OkiOki a pour mission de vérifier l'identité de toutes les personnes auxquelles il donne accès à ce réseau. Dans la plupart des cas, cette vérification s'effectue automatiquement. Vous n'avez rien à faire. Dans votre application OkiOki, vous pouvez consulter votre statut Peppol dans vos paramètres de facturation. Vous y verrez si nous avons pu vérifier votre identité ou non.

Si vous constatez que votre identité n'a pas été vérifiée, deux options s'offrent à vous :

Votre comptable utilise OkiOki

Si votre comptable utilise OkiOki, il peut vérifier votre identité. Vous n'avez rien à faire. Vous pouvez simplement l'en informer.

Votre comptable n'utilise pas encore OkiOki

Si votre comptable n'utilise pas (encore) OkiOki, nous procéderons à une vérification manuelle via un appel Teams.

De quoi avons-nous besoin pour cela ?

• Si vous êtes une société :
  • Un extrait du registre de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) attestant que vous êtes le gérant de votre entreprise.
  • Une copie de votre carte d'identité
• Si vous êtes une personne physique :
  • Une copie de votre carte d'identité

Que devez-vous faire ?

Envoyez un e-mail à support@okioki.be en joignant une copie de votre carte d'identité et l'extrait de la BCE (si vous êtes une société). Nos collaborateurs vous contacteront pour planifier un appel Teams.

Votre client doit pouvoir recevoir des factures électroniques.

Pour cela, votre client doit être enregistré sur le réseau Peppol. Lorsque vous souhaitez envoyer votre facture, OkiOki vous indique automatiquement si votre contact est enregistré sur le réseau Peppol. Vous pouvez également le vérifier dans votre fiche de contact.