Paramètres de facturation

Dans OkiOki, vous pouvez utiliser certains paramètres utiles pour créer et personnaliser les factures plus facilement. Nous les énumérons ci-dessous.

Dans votre menu, cliquez sur "Paramètres de facturation" sous "Ton compte".

• Tout d'abord, vous pouvez définir le numéro de votre prochaine facture. Il pourrait s'agir de 2021-008, par exemple, ou de monentreprise-2021-083. En définissant ce numéro, la numérotation de vos factures restera cohérente. Si vous avez déjà des factures de vente dans OkiOki, OkiOki vous proposera un numéro de facture suivant basé sur la numérotation de vos factures de vente existantes.

• Choisissez votre délai de paiement: Indiquez combien de jours vous attendez de vos clients pour payer vos factures.

• Choisissez votre compte bancaire: Choisissez parmi les différents comptes courants liés le compte sur lequel vous souhaitez que vos clients paient. OkiOki inclura également ce numéro de compte dans le code QR de paiement figurant sur votre facture.

• Vous pouvez saisir ici le registre des personnes morales qui s'applique à votre entreprise. Cette référence sera également mentionnée dans l'en-tête de vos factures.

• Si vous êtes exonéré de la TVA, indiquez-le ici.

• Avec ce paramètre, vous déterminez quelles informations de l’entreprise (company details) sont visibles dans l’en-tête de vos documents sortants (par ex. factures). Vous pouvez ainsi masquer certaines informations si vous préférez les afficher dans le pied de page.

• Vous pouvez ajouter un texte d’introduction (par ex. des informations complémentaires sur les prestations fournies) qui apparaîtra sur le document au-dessus des lignes de produits.

• Vous pouvez choisir où la bannière de paiement (avec les informations de paiement et un message de remerciement) apparaît sur vos factures : en haut, en bas, ou pas du tout.

  • En haut (par défaut pour les nouveaux et les utilisateurs existants)
  • En bas
  • Masquer la bannière (aucune bannière de paiement)

• Vous pouvez ajouter ici tous les commentaires qui apparaissent de manière standard sur la facture. Il peut s'agir de conditions de paiement, de textes juridiques... À propos, vous pouvez toujours ajouter un PDF séparé avec les conditions de vente (voir ci-dessous).

• Si vous souhaitez écrire votre propre note de remerciement pour vos factures de vente (au lieu d'utiliser l'une des notes de remerciement OkiOki existantes), vous pouvez le faire ici. Après avoir enregistré ces modifications, votre message de remerciement apparaîtra automatiquement dans le menu déroulant sur vos factures de vente. 

• Utilisez-vous des codes produits (SKU) dans vos lignes de facture ? Dans ce cas, vous pouvez choisir d’afficher également ces codes sur la facture.

  Que se passe-t-il lorsque vous activez cette option ?

  • Si, dans l’assistant de création de documents à l’étape 3 (« what you are selling »), vous saisissez un code produit (et que le champ du code est visible), alors :
    • le code produit sera ajouté à la description de la ligne de produit dans l’aperçu et le PDF
    • le code sera également inclus dans l’UBL en tant que SellersItemIdentification

• Vous pouvez configurer un pied de page qui apparaîtra en bas de vos factures sortantes, avec 1 à 3 colonnes (par ex. coordonnées, informations juridiques, informations bancaires).

Remplir le texte du pied de page (par langue)

• Entre le choix de la mise en page et les champs, vous trouverez un sélecteur de langue.
• En fonction du nombre de colonnes, vous verrez 1, 2 ou 3 champs de texte enrichi (gras, italique, souligné, nouvelle ligne).

Lorsque vous activez les colonnes du pied de page, OkiOki les remplit automatiquement (si pertinent) avec un texte d’exemple montrant quels placeholders vous pouvez utiliser.

• Vous pouvez personnaliser l'aspect et la convivialité de vos factures en téléchargeant le logo de votre entreprise et en choisissant une couleur dominante pour votre entreprise.

• Si vous voulez envoyer vos factures par la poste, vous pouvez choisir ici si votre enveloppe a une fenêtre à gauche ou à droite. OkiOki adaptera la mise en page de la facture en conséquence.

• Les factures créées dans OkiOki sont toujours envoyées depuis une adresse email OkiOki. Toutefois, vous pouvez ajouter une adresse électronique supplémentaire à laquelle toutes les réponses sont envoyées, ainsi qu'une adresse électronique BCC.

• En outre, vous pouvez modifier l'e-mail standard que vous utilisez pour envoyer vos factures de vente. Veuillez noter que les mots entre les pourcentages (%...%) sont des variables, ce qui signifie que vous devez vous assurer qu'ils sont toujours corrects. Les variables suivantes sont disponibles dans OkiOki:
  • %DateEcheance% : La date d'échéance de votre facture
  • %NumeroFacture% : Numéro de votre facture
  • %MontantTotaleFacture% : Le montant total de votre facture (TVA incluse)
  • %NomContrepartie% : Le nom de votre client
  • %NomDEntreprise% : Nom de votre entreprise
  • %AddressedEntrepriseUtilisateur% : Votre adresse : Votre adresse
  • %NomUtilisateur% : Votre nom
  • %EmailUtilisateur% : Votre adresse électronique
  • %NoTVAUtilisateur% : Votre numéro de TVA. Si vous avez plusieurs numéros de TVA (un numéro belge + un numéro étranger), nous n'afficherons que votre numéro de TVA belge.
  • %TousLesNumerosTVAUtilisateur% : Si vous avez plusieurs numéros de TVA (un numéro belge + un numéro étranger), nous les afficherons tous.
  • %TousLesNumerosTVAEtrangerUtilisateur% : Si vous avez plusieurs numéros de TVA (un numéro belge + un numéro étranger), nous n'afficherons que les numéros étrangers.

• Enfin, vous pouvez également télécharger un document contenant vos conditions de vente. Ce document sera ensuite joint à tous vos courriels de facturation sortants. Si vous souhaitez ajouter une pièce jointe à une facture spécifique, vous pouvez le faire pendant la création de la facture.