4. Alles over het boekingsdetail

Wanneer OkiOki transacties en documenten kan matchen, komen ze samen op het boekingsdetail. Je ziet op dit detail dus telkens de transactie met het bijhorende document. Je kan er ook steeds doorklikken naar het volledige document of naar de transactiedetails.  

Meerdere documenten en transacties combineren 

Vanuit het boekingsdetail kan je meerdere documenten en transacties aan elkaar koppelen. Dat kan door op '+ Toevoegen' naast 'Documenten' en 'Transacties' te klikken, afhankelijk van wat je wil toevoegen. Op deze manier kan je aan één transactie meerdere documenten toevoegen, aan één document meerdere transacties toevoegen of meerdere transacties en meerdere documenten combineren. 

Ontbrekende documenten of transacties

Voor alle documenten en alle transacties berekent OkiOki de totaalbedragen.

Als OkiOki denkt dat er nog een document of transactie ontbreekt in een boeking, omdat de totaalbedragen van de documenten en de totaalbedragen van de transacties niet overeenkomen, geeft ze dit aan met een bericht boven aan de boeking.

Tags & opmerkingen

Tot slot is het ook handig om gebruik te maken van de tags en opmerkingen die je aan elk boekingsdetail kan toevoegen.

• Tags gebruik je eerder als het om een stukje informatie gaat dat je regelmatig wil hergebruiken, m.a.w. dat je aan meerdere boekingen wil meegeven. Bijvoorbeeld, een tag 'Personenbelasting'.
• Opmerkingen gebruik je eerder voor een eenmalig stukje informatie. Dit kan bijvoorbeeld ook een instructie voor je boekhouder zijn. Bijvoorbeeld, 'Voor deze factuur volgt er nog een kredietnota'.

De tags kan je gebruiken om structuur te brengen in je archief, zowel voor jou als voor je accountant. Zo kan je bijvoorbeeld al je facturen van één project onder dezelfde project tag verzamelen. Of je kan alle onkosten van één collega verzamelen door ze dezelfde tag te geven. Zo kan je dan makkelijk een onkostennota maken voor die collega. 

Zoals al vermeld kan je aan elk individueel boekingsdetail tags toevoegen. Als je aan meerdere boekingen tegelijk dezelfde tag wilt geven, kan dat via het archief. Daar selecteer je de gewenste boekingen (transacties of documenten) en geef je ze de bijhorende tag. 

Bovendien zijn deze tags ook handig om nadien in je archief documenten en transacties op te zoeken. Zo kan je via de zoekfunctie alle boekingen oproepen die bij 1 tag horen. Als je die selecteert kan je ze ook allemaal tegelijk downloaden of verwijderen. 

Klaar voor een nieuwe feature? Lees hier hoe je fout uitgelezen gegevens van een factuur kan aanpassen.

Of doorloop onze startersgids van in het begin.