Je mailbox koppelen met OkiOki

OkiOki kan voor jou pas maximaal automatiseren als je bereid bent wat controle op te geven en te vertrouwen op de kracht van OkiOki. Want één van de grote voordelen van OkiOki is namelijk het feit dat ze zelf je mailbox in het oog houdt en achter je facturen aan gaat. Voor een maximale automatisatie koppel je dan ook best je mailbox met OkiOki.

⏩ Navigeer naar:

Aan de slag: e-mail koppelen    

Hoe kan ik achterhalen waar mijn e-mail adres wordt beheerd?

Koppelen via oAuth (Office 365, Gmail, Hotmail, Outlook.com)

Koppelen via IMAP (Telenet, Proximus, iCloud, Combel, ...)

Wat betekent verzend- en lees toegang voor je mailbox

Hoe veilig is het om mijn mailbox te koppelen?

Aan de slag: e-mail koppelen

OkiOki koppelt op 2 manieren met je mailbox, via een gebruikersnaam en wachtwoord (dat is IMAP) of via een specifiek koppelprotocol genaamd: OAuth.

De IMAP koppeling wordt door de meeste leveranciers gebruikt, met uitzondering van diegenen die de OAuth methode aanbieden, nl. Gmail en Office 365, Hotmail of outlook.com (Dat is niet hetzelfde als het outlook programma dat is geïnstalleerd op je toestel). 

Meer uitleg over hoe te koppelen vind je hieronder, maar eerst geven we je even uitleg hoe je kan achterhalen via welke provider jouw e-mail adres wordt beheerd.

Hoe kan ik achterhalen waar mijn e-mail adres wordt beheerd?

De eenvoudigste manier is om gebruik te maken van de gratis dienst: http://mxtoolbox.com

Via die site kan je voor jouw e-mail domein (= het stuk na de @ in je e-mail adres) opzoeken waar de mailbox wordt beheerd.

Als je daar het domein van jouw e-mail adres invoert, zal deze website aangeven welke de partij is die voor de hosting van de mailbox instaat.

Bijvoorbeeld:

Voor het e-mail adres: hello@okioki.be is het domein: okioki.be

Als je dat domein invoert in mxtoolbox.com, dan krijg je volgende resultaten, met als verwijzing naar de server "hostname" die eindigt op "outlook.com" en een specifieke melding dat het om een Microsoft Office mailbox gaat. In dit geval dien je dus de Outlook.com koppeling te gebruiken in OkiOki.

Wanneer je echter een mailbox gebruikt die niet door Office 365 wordt aangeboden, maar door een andere leverancier (e.g. one.com of Combell.be), dan kan je uit de gegevens onderaan (bij dns lookup) achterhalen welke je provider is.

Voorbeeld voor one.com. Hier zal je zien dat zowel voor Hostname als voor "dns lookup" (onderaan) een verwijzing naar: one.com bevat.

Voor beeld voor combell.be. Hier zal je zien dat enkel onderaan bij "dns lookup" de naam/het domein van je provider staat weergegeven.

Op basis van dat domein kan je dan de instellingen opzoeken. De gegevens voor de meest gebruikte domeinen vind je onderaan dit artikel in een tabel terug. Indien jouw leverancier niet in onderstaande lijst staat, kan je best even zoeken (www.google.com) naar de 'IMAP en SMTP instellingen' voor deze leverancier.

Koppelen via oAuth (Office 365, Gmail, Hotmail, Outlook.com)

OAuth (Open Authorization) is een open standaard voor autorisatie. Gebruikers kunnen hiermee een programma of website toegang geven tot hun (privé)gegevens zoals die zijn opgeslagen op een ander systeem, zonder hun gebruikersnaam en wachtwoord uit handen te geven.

OkiOki koppelt zo met GMail en Outlook (Office 365, Hotmail, Outlook.com)

OkiOki verwijst je dan ook door naar de inlogpagina van Google of Microsoft om zo je mailbox te koppelen.

Belangrijk i.v.m. Outlook: Het wil echter niet zeggen dat als je je mail leest via MS Outlook dat je e-mailprovider ook Outlook is. MS Outlook is immers een e-mailprogramma waarmee je onderliggende mailboxen van verschillende e-mailproviders kan uitlezen. Zo kan je dus niet alleen in MS Outlook je Office365 mailbox uitlezen maar ook bijvoorbeeld een GMail mailbox of een mailbox via Combell. Het is dan altijd aangeraden om even te controleren wie je eigenlijke e-mailprovider is. Dit doe je in MS Outlook in de Account Settings (File > Info > Account Settings). En daar vind je dan een overzicht van je mailboxen en hun type.

Koppelen via IMAP (Telenet, Proximus, iCloud, Combel, ...)

Hoe een IMAP mailbox koppelen

Alle e-mailproviders bieden de mogelijkheid om je mailbox te koppelen via IMAP. 

Om OkiOki met een mailbox te koppelen via IMAP heb je de volgende gegevens nodig:

• Server naam: Dit is de server voor inkomende e-mail. Gebruik hiervoor de volledige naam van de server voor je e-mailprovider, bijvoorbeeld mail.emailprovider.com.
• Gebruikersnaam: Dit kan het deel van het e-mailadres vóór het @-symbool zijn, zoals 'frederik' of het kan jouw volledige e-mailadres zijn, zoals 'frederik@mijnbedrijf.com'. Als je gebruik maakt van webmail dan is dit meestal ook de gebruikersnaam waarmee je in je webmail inlogt.
• Wachtwoord: Het wachtwoord voor je e-mail account.
• Poort & SSL: Het poortnummer is meestal afhankelijk van het feit of de verbinding al dan niet versleuteld (SSL) is.
  • 143: zonder SSL. De standaard poort zonder een versleutelde verbinding. Het is ook niet aangeraden om deze poort te gebruiken.
  • 993: met SSL. Deze poort is geschikt voor een versleutelde IMAP verbinding. Dit is veilig en ook aangeraden te gebruiken.

Voor de volgende e-mailproviders hebben we zelf al de server naam en de poort & SSL gedefinieerd. Daarvoor moet je dus enkel je gebruikersnaam en wachtwoord opgeven. We geven je alvast enkele tips mee i.v.m. je gebruikersnaam en wachtwoord.

Voor andere e-mailproviders moet je manueel de server naam en de poort & SSL ingeven. Ben je niet zeker welke gegevens je moet gebruiken, neem dan even contact op met je e-mailprovider. In dit overzicht vind je alvast de standaardinstellingen voor enkele van de meest gangbare e-mailproviders.

Staat jouw provider er niet tussen? 
Hieronder vind je nog een alfabetisch overzicht van de providers die vandaag al in OkiOki gebruikt worden, samen met hun IMAP instellingen (voor de SMTP instellingen kan je best even op het hulp-portaal van je provider terecht):

Wat betekent verzend- en lees toegang voor je mailbox

Lees toegang:

Wanneer je de optie lees-toegang aanvinkt geef je OkiOki de mogelijkheid om je mailbox automatisch te scannen op facturen. Bijlagen worden opgehaald en meteen toegevoegd aan je digitaal archief en je to-do lijst.

Zo hoef je zelf geen documenten meer te zoeken of te uploaden. Ook je aankoopfacturen komen automatisch in OkiOki terecht.

• Op welke alias OkiOki mag zoeken (een alias is een extra e-mailadres dat gekoppeld is aan je mailbox. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat OkiOki enkel facturen ophaalt die gestuurd zijn naar een specifiek facturatie-adres (zoals facturen@jouwbedrijf.be).)

• In welke mappen OkiOki mag zoeken (bijvoorbeeld enkel in de map ‘Facturen’ of ‘Inbox’)

Verzend toegang:

Wanneer je de optie verzend-toegang aanvinkt geef je OkiOki de mogelijk om je persoonlijk e-mail adres te gebruiken om je verkoopfacturen te verzenden. In dit geval, zal het standaard OkiOki adres vervangen door je persoonlijk e-mail adres. En kunnen je klanten ook rechtstreeks naar dit e-mailadres antwoorden.

➡️ Lees meer: Hoe stel ik mijn factuur verzend e-mailadres in

Hoe veilig is het om mijn mailbox te koppelen?

OkiOki hanteert strikte regels met betrekking tot je data privacy en veilheid. Een samenvatting én de fijne details vind je hiervan in onze privacy policy en onze gebruiksvoorwaarden. Daar bovenop is OkiOki, na een strenge controle, ook gecertificeerd door Google.

Zo kan OkiOki in alle veiligheid integreren met de belangrijkste internationale en Belgische e-mail leveranciers. 

Policies gebaseerd op ISO27001 standaard	Dataverkeer via strikt standaard protocol (TLS) voor bancaire toepassingen	Alle data ge-encrypteerd bewaard in Azure Cloud	Erkend door de Nationale Bank van België, ge-audit door Bishop Fox (Google)