Gedaan met het zoeken naar facturen en bonnetjes. OkiOki verzamelt de documenten voor jou.

OkiOki wil zoveel mogelijk het proces van het zoeken en downloaden van facturen maar ook het bezorgen van deze facturen aan je accountant, automatiseren. En met automatiseren streven we dan ook naar zo weinig mogelijk manuele en mentale moeite voor jou. Een groot deel van de administratieve rompslomp wordt veroorzaakt door het feit dat digitale facturen ook her en der in de digitale wereld verspreid zitten. Sommige facturen zitten in je mailbox, andere op de website van je leverancier, of in Doccle of Zoomit bijvoorbeeld. En ja, een groot deel van de facturen ontvang je vermoedelijk nog op papier. Daarover later meer.

Maximale automatisatie, in alle veiligheid

OkiOki kan voor jou pas maximaal automatiseren als je bereid bent wat controle op te geven en te vertrouwen op de kracht van OkiOki. Want één van de grote voordelen van OkiOki is namelijk het feit dat ze zelf je mailbox in het oog houdt en achter je facturen aan gaat. Voor een maximale automatisatie link je dan ook best je mailbox met OkiOki.

‘Is dat wel veilig?’ vraag je je misschien af. OkiOki hanteert strikte regels met betrekking tot je data privacy en veilheid. Een samenvatting én de fijne details hiervan vind je in onze privacy policy en onze gebruiksvoorwaarden. Daar bovenop is OkiOki, na een strenge controle, ook gecertificeerd door Google.

Zo kan OkiOki in alle veiligheid integreren met de belangrijkste internationale en Belgische e-mail leveranciers. In het geval je je leverancier niet vindt in het OkiOki lijstje, dan kan je altijd je mailbox nog via IMAP linken met OkiOki. 

Eenmaal je mailbox met OkiOki gelinkt is, dan volgt ze zowel je inkomende als uitgaande e-mail op. Door het opvolgen van je inkomende e-mails vind OkiOki je inkomende facturen. Je uitgaande facturen vindt ze dan meestal via je uitgaande e-mails, op voorwaarde natuurlijk dat je deze facturen ook via deze mailbox verstuurt. Mocht je gebruik maken van specifieke facturatiesoftware, dan kan je altijd je e-mailadres dat gelinkt is aan OkiOki in (B)CC zetten zodat ze deze facturen dan via je inkomende mails kan oppikken.

Hoe vindt en download OkiOki de juiste facturen en bonnen?

Eerst en vooral evalueert OkiOki of een e-mail relevant is voor je administratie en bepaalt ze hoe de factuur gedownload moet worden. Hiervoor vergelijkt ze het onderwerp of de inhoud van de e-mail met een set van regels. Vindt ze hier een positieve match, dan download ze je factuur op één van de volgende manieren:

• Zit de factuur in bijlage van de e-mail, dan download ze de factuur. Niet meer dan dat.
• Zit de factuur echter niet in bijlage, maar is deze verstopt achter een download link en staat die factuur op een leverancierswebsite zonder login, dan zal OkiOki die link volgen en de factuur downloaden. Klinkt eenvoudig, niet? Vandaag is er geen enkele andere software die zover voor jou gaat in het vinden van de facturen. En dit is nog maar het begin.
• Zit de factuur niet in bijlage, maar is deze verstopt achter een download link en staat die factuur op een leverancierswebsite mét login, dan zal OkiOki die link volgen, inloggen en de factuur downloaden. Te goed om waar te zijn? Toch niet. Om dit waar te maken moet OkiOki integreren met deze leverancier én moet je je logingegevens delen met OkiOki. In het menu ‘Supplier portals’ vind je het overzicht van leverancierswebsites waar OkiOki al kan inloggen. Vandaag is dat Velocity, Esso Card Online, Xximo, Acerta en Partena. Maar nieuwe integraties met bijvoorbeeld Facebook Ads, LinkedIn, Spotify… staan op onze roadmap.
• Is er geen factuur beschikbaar, maar is de e-mail zelf de factuur of aankoopbon, dan bewaart OkiOki de e-mail als PDF. Denk aan de iTunes of Amazon afrekeningen, of de mails die je van de NMBS krijgt.

Toch een factuur gemist?

Mocht ze toch een factuur over het hoofd zien, dan kan je die altijd zelf nog aan haar bezorgen op een van de volgende manieren:

• Zet je ze ergens op je cloud opslag, dan gaat OkiOki ze daar wel oppikken.
• Je kan ze rechtstreeks e-mailen naar je persoonlijke OkiOki e-mailadres.
• Je kan ze uploaden in OkiOki.
• Van papieren facturen of bonnetjes kan je met OkiOki een foto maken.

Meer dan enkel verzamelen

Eenmaal OkiOki de factuur heeft gedownload, leest ze deze uit (OCR) en interpreteert en verrijkt ze de data. Daarna bewaart ze de factuur in je documenten archief. Zo kan je altijd en overal je facturen raadplegen en heb je een back-up voor de komende jaren.

Vervolgens zal OkiOKi de factuur matchen met je banktransacties. Indien ze een corresponderende banktransactie heeft gevonden, stuurt ze de factuur onder de vorm van een UBL (digitale factuur) naar je accountant. In het geval ze geen match vindt, dan heeft ze vermoedelijk je hulp nodig en zet ze de factuur op je takenlijstje.

Je ziet het, OkiOki gaat aardig aan de slag voor jou om al je facturen te verzamelen. Dit maakt haar uniek en alleen al daarom zou je met haar aan de slag willen.