Een document zit in mijn e-mail, maar de factuur wordt niet opgepikt. Wat nu?

Je kan altijd manueel documenten toevoegen aan OkiOki via de volgende 3 manieren:

• Laadt een bestaand digitaal document (afbeelding of pdf), aanwezig op je telefoon of pc, op in OkiOki.
• Verstuur het document naar je persoonlijk OkiOki e-mailadres.
• Upload het document in Cloud opslagfolder die gelinkt is aan OkiOki.

Waarom wordt mijn document niet opgepikt?

Als een document niet wordt opgepikt komt dit omdat:

1. Het onderwerp of de inhoud van de mail niet wijst op een relevant document, of omdat
2. Het document zelf, volgens OkiOki, niet relevant is voor je boekhouding (bvb. pakbon, orderbevestiging, ...)

Als je losse documenten document wil doormailen naar OkiOki moet je ze dus steeds naar je persoonlijk OkiOki e-mail adres sturen. Alles wat op dit e-mail adres toekomt wordt sowieso in OkiOki opgeladen, los van de inhoud van de mail of het document.

Ontdek hier hoe je je OkiOki e-mailadres kunt vinden:

https://support.okioki.be/hc/nl-be/articles/4411678889233-Je-OkiOki-e-mailadres-gebruiken-om-documenten-aan-te-leveren

Hoe beslist OkiOki welke documenten worden opgepikt?

Het OkiOki algoritme werkt eigenlijk als een twee-traps-raket als het gaat om documenten uit de gekoppelde e-mail accounts halen.

In een eerste stap scant OkiOki het e-mail bericht op trefwoorden of patronen die onmiskenbaar verwijzen naar een betaling, een factuur of iets dergelijks. Pas als die verwijzingen zijn gevonden zal OkiOki ook de documenten in bijlage verwerken.

In de tweede stap gaat OkiOki op zoek naar de bijlagen (al dan niet via een link) en worden die onderzocht. Als blijkt dat het gaat om een relevant document, voegt OkiOki het toe aan je dossier en leest ze de belangrijkste gegevens uit (type document, bedrag, BTW, leverancier, klant...) .