Plus besoin de chercher vos factures et vos reçus, OkiOki collecte vos documents pour vous.

OkiOki souhaite automatiser au maximum le processus de recherche et de téléchargement des factures, ainsi que l’envoi de ces factures à votre comptable. Et avec l'automatisation, nous nous efforçons de vous faire faire le moins d'efforts manuels et mentaux possibles. Une grande partie de la charge administrative est due au fait que les factures numériques sont dispersées dans le monde numérique. Certaines factures se trouvent dans votre boîte mails, d'autres sur le site web de votre fournisseur, ou dans Doccle ou Zoomit, par exemple. Et oui, vous recevez probablement encore une grande partie des factures sur papier. Plus d'informations à ce sujet plus tard.

Une automatisation maximale, en toute sécurité

OkiOki ne peut automatiser au maximum pour vous uniquement si vous êtes prêt à renoncer à un certain contrôle et à avoir confiance dans le pouvoir d'OkiOki. Car l'un des grands avantages d'OkiOki est qu'elle garde un œil sur votre boîte mails et s'occupe de vos factures. Pour une automatisation maximale, il est préférable de relier votre boîte mails à OkiOki.

"Est-ce que c'est sûr", me demanderez-vous ? OkiOki a des règles strictes concernant la confidentialité et la sécurité de vos données. Vous trouverez un résumé et les détails dans notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation. De plus, OkiOki est, après un contrôle strict, également certifié par Google.

Cela permet à OkiOki de s'intégrer en toute sécurité avec les principaux fournisseurs internationaux et belges de messagerie électronique. Si vous ne trouvez pas votre fournisseurdans la liste OkiOki, vous pouvez toujours relier votre boîte mails à OkiOki via IMAP. Pour en savoir plus, consultez notre FAQ.

Une fois que votre boîte mails est liée à OkiOki, elle suivra à la fois votre courrier électronique entrant et sortant. En suivant vos e-mails entrants, OkiOki trouvera vos factures entrantes. Vos factures sortantes, OkiOki les trouvera généralement via vos e-mails sortants, à condition bien sûr que vous envoyiez également ces factures via cette boîte mails. Si vous utilisez un logiciel spécifique de facturation, vous pouvez toujours lier votre adresse e-mail à OkiOki dans (B)CC afin qu'il puisse récupérer ces factures via vos courriers entrants.

Comment OkiOki peut-elle trouver et télécharger les factures et reçus?

Tout d'abord, OkiOki évalue si un e-mail est pertinent pour votre administration et décide comment télécharger la facture. Pour ce faire, elle compare l'objet ou le contenu du courrier électronique avec un ensemble de règles. Si elle trouve une correspondance positive, elle télécharge votre facture de l'une des manières suivantes :

• Si la facture est jointe au mail, OkiOki la téléchargera. C’est aussi simple que cela.
• Cependant, si la facture n'est pas jointe, mais cachée derrière un lien de téléchargement et que la facture se trouve sur le site d'un fournisseur sans login, OkiOki suivra ce lien et téléchargera la facture. Cela semble     simple, n'est-ce pas ? Aujourd'hui, aucun autre logiciel ne va aussi loin pour vous dans la recherche des factures. Et ce n'est que le début.
• Si la facture n'est pas jointe, mais qu'elle est cachée derrière un lien de téléchargement et que la facture se trouve sur le site d'un fournisseur avec un login, OkiOki suivra ce lien, se connectera et téléchargera la facture.     Trop beau pour être vrai ? Non. Pour cela, vous devez partager vos identifiants avec OkiOki. Dans le menu "Portails fournisseurs", vous trouverez un aperçu des sites Web des fournisseurs sur lesquels OkiOki peut déjà se connecter. Aujourd'hui, il s'agit de Velocity, Esso Card Online, Xximo, Acerta et Partena. Mais de nouvelles intégrations, avec, par exemple, les publicités Facebook, LinkedIn, Spotify, ... sont déjà sur notre feuille de route.
• Si aucune facture n'est disponible, mais que le courriel lui-même est la facture ou le reçu, OkiOki enregistrera le courriel en PDF. Pensez aux relevés iTunes ou Amazon, ou aux courriers que vous recevez de la SNCB.

Il manque une facture sur OkiOki ?

Si OkiOki oublie une facture, vous pouvez toujours la lui remettre vous-même de l'une des manières suivantes:

• Si vous les placez quelque part sur votre stockage en ligne, OkiOki les récupèrera.
• Vous pouvez les envoyer directement à votre adresse électronique personnelle OkiOki.
• Vous pouvez les télécharger dans OkiOki.
• Vous pouvez prendre une photo des factures ou reçus papier avec OkiOki.

Plus qu'une simple collecte de documents

Une fois qu'OkiOki a téléchargé la facture, elle la lit (OCR),interprète et enrichit les données. OkiOki enregistre ensuite la facture dans vos archives de documents. Vous pouvez ainsi consulter vos factures à tout moment et en tous lieux et disposer d'une sauvegarde pour les années à venir.

Ensuite, OkiOki fera correspondre la facture avec vos transactions bancaires. Si elle a trouvé une transaction bancaire correspondante, elle enverra la facture à votre comptable sous la forme d'une UBL (facture numérique). Au cas où elle ne trouverait pas de correspondance, elle aura probablement besoin de votre aide et elle inscrira la facture sur votre liste de tâches.

Vous voyez, OkiOki va faire un excellent travail pour vous en collectant toutes vos factures. Cela le rend unique et c'est la raison pour laquelle vous voudriez travailler avec ce programme.