Un document se trouve dans mon courrier électronique, mais la facture n'est pas récupérée. Que faire?

Vous pouvez toujours ajouter manuellement des documents à OkiOki en utilisant les 3 méthodes suivantes :

• Chargez un document numérique existant (image ou pdf), présent sur votre téléphone ou votre PC, dans l'OkiOki.
• Envoyez le document à votre adresse électronique personnelle OkiOki.
• Téléchargez le document dans le dossier de stockage Cloud lié à OkiOki.

Pourquoi mon document n'est-il pas récupéré ?

Si un document n’est pas récupéré, c’est parce que :

1. L'objet ou le contenu de l'e-mail ne pointe pas vers un document pertinent, ou parce que
2. Le document lui-même, selon OkiOki, n'est pas pertinent pour votre comptabilité (par exemple, bon de livraison, confirmation de commande, ...)
3. Votre courrier a été reçu dans une autre boîte aux lettres, puis glissé vers votre boîte aux lettres liée.

Si vous souhaitez transférer des documents individuels à OkiOki, vous devez toujours les envoyer à votre adresse e-mail personnelle OkiOki . Tout ce qui arrive à cette adresse sera téléchargé sur OkiOki, quel que soit le contenu de l'e-mail ou du document. Si vous souhaitez néanmoins les transférer vers votre boîte mail associée, assurez-vous d'indiquer « facture » dans le sujet.

Comment OkiOki décide-t-il quels documents récupérer ?

L'algorithme OkiOki fonctionne en fait comme une fusée à deux étages lorsqu'il s'agit de récupérer des documents à partir des comptes de messagerie liés.

Dans un premier temps, OkiOki analyse le message électronique à la recherche de mots-clés ou de modèles faisant clairement référence à un paiement, une facture ou un élément similaire. Ce n'est qu'une fois ces références trouvées qu'OkiOki traite également les documents joints.

Lors de la deuxième étape, OkiOki recherche les pièces jointes (avec ou sans lien) et les examine. Si le document s'avère pertinent, OkiOki l'ajoute à votre dossier et lit les données les plus importantes (type de document, montant, TVA, fournisseur, client, etc.).