Comment puis-je connecter ma boîte mail à OkiOki?

OkiOki ne peut maximiser l'automatisation pour vous que si vous êtes prêt à abandonner un certain contrôle et à faire confiance à la puissance de OkiOki. Car l'un des grands avantages d'OkiOki est qu'elle surveille votre boîte mail et suit vos factures. Pour une automatisation maximale, il est donc préférable de lier votre boîte mail à OkiOki.

⏩ Accès rapide

Comment connecter votre boîte de réception

Comment puis-je savoir où mon adresse e-mail est gérée ?

Via oAuth (Office 365, Gmail, Hotmail, Outlook.com)

Via IMAP (Telenet, Proximus, icloud, Combel, ...)

Que signifient l’accès en lecture et l’accès en envoi pour votre boîte mail ?

La liaison de ma boîte mail est-elle sécurisée ?

Comment connecter votre boîte de réception

OkiOki se connecte à votre boîte mail de 2 manières, via un nom d'utilisateur et un mot de passe (qui est IMAP) ou via un protocole de connexion spécifique appelé : OAuth.

La connexion IMAP est utilisée par la plupart des fournisseurs, à l'exception de ceux qui proposent la méthode OAuth, c'est-à-dire Gmail et Office 365, Hotmail ou outlook.com (ce n'est pas le même que le programme Outlook installé sur votre appareil). 

Vous trouverez ci-dessous plus d'informations sur la façon de vous connecter, mais nous allons d'abord vous expliquer comment savoir quel fournisseur gère votre adresse e-mail.

Comment puis-je savoir où mon adresse e-mail est gérée ?

Le moyen le plus simple est d'utiliser le service gratuit : http://mxtoolbox.com

Vous pouvez utiliser ce site pour rechercher où votre boîte aux lettres est gérée pour votre domaine de messagerie (= la partie après le @ dans votre adresse e-mail).

Si vous saisissez le domaine de votre adresse e-mail, ce site Web indiquera quelle partie est responsable de l'hébergement de la boîte aux lettres.

Par exemple:

Pour l'adresse e-mail : hello@okioki.be le domaine est : okioki.be

Si vous entrez ce domaine dans mxtoolbox, vous obtiendrez les résultats suivants, pointant vers le nom d'hôte du serveur se terminant par « outlook.com » et un message spécifique indiquant qu'il s'agit d'une boîte aux lettres Microsoft Office. Dans ce cas, vous devez utiliser la connexion Outlook.com dans OkiOki.

Cependant, si vous utilisez une boîte mail qui n'est pas proposée par Office 365, mais par un autre fournisseur (par exemple one.com ou Combell.be), vous pouvez savoir de quel fournisseur vous êtes à partir des informations en bas (sous "dns lookup").

Exemple pour one.com. Ici, vous verrez que le nom d'hôte et la « dns lookup » (en bas) contiennent une référence à : one.com.

Exemple pour combell.be. Ici, vous verrez que seul le nom/domaine de votre fournisseur est affiché en bas sous « dns lookup ».

En fonction de ce domaine, vous pouvez ensuite rechercher les paramètres. Les données des domaines les plus couramment utilisés peuvent être trouvées dans un tableau au bas de cet article. Si votre fournisseur ne figure pas dans la liste ci-dessous, vous pouvez rechercher ( www.google.com ) les « paramètres IMAP et SMTP » pour ce fournisseur.

Via oAuth (Office 365, Gmail, Hotmail, Outlook.com)

OAuth (Open Authorization) est une norme ouverte pour l'autorisation. Il permet aux utilisateurs de donner à un programme ou à un site web l'accès à leurs données (privées) stockées sur un autre système, sans donner leur nom d'utilisateur et leur mot de passe.

OkiOki s'associe ainsi à GMail et Outlook (Office 365, Hotmail, Outlook.com).

OkiOki vous redirige également vers la page de connexion de Google ou de Microsoft pour relier votre boîte mail.

Note importante concernant Outlook: Cela ne signifie pas que si vous lisez votre courrier via MS Outlook, votre fournisseur de courrier électronique est également Outlook. MS Outlook est un programme de courrier électronique qui vous permet de lire les boîtes mails sous-jacentes de différents fournisseurs de courrier électronique. Ainsi, vous pouvez non seulement lire votre boîte mails Office365 dans MS Outlook, mais aussi, par exemple, une boîte mails GMail ou une boîte mails via Combell. Dans ce cas, il est toujours conseillé de vérifier qui est votre véritable fournisseur de courrier électronique. Vous pouvez le faire dans MS Outlook dans les paramètres du compte (Fichier > Info > Paramètres du compte). Et là, vous trouverez un aperçu de vos boîtes mails et de leur type.

Via IMAP (Telenet, Proximus, icloud, Combel, ...)

Tous les fournisseurs de courrier électronique offrent la possibilité de relier votre boîte mail via IMAP. 

Afin de relier l'OkiOki à une boîte mail via IMAP, vous avez besoin des données suivantes:

• Nom du serveur: Il s'agit du serveur pour le courrier électronique entrant. Utilisez le nom complet du serveur de votre fournisseur d'e-mail, par exemple mail.emailprovider.com.
   
• Nom d'utilisateur: Il peut s'agir de la partie de l'adresse électronique située avant le symbole @, comme "frederik", ou de votre adresse électronique complète, comme "frederik@monentreprise.com". Si vous utilisez un webmail, c'est généralement aussi le nom d'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter à votre webmail.
• Mot de passe: Le mot de passe de votre compte e-mail.
• Port & SSL: Le numéro de port dépend généralement du fait que la connexion soit cryptée (SSL) ou non.
  • 143: sans SSL. Le port par défaut sans connexion cryptée. Il n'est pas recommandé d'utiliser ce port.
  • 993: avec SSL. Ce port est adapté à une connexion IMAP cryptée. Il est sûr et recommandé d'utiliser ce port.

Pour les fournisseurs d'e-mail suivants, nous avons déjà défini le nom et le port du serveur & SSL. Par conséquent, il vous suffit d'entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Nous vous donnons déjà quelques conseils concernant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Pour les autres fournisseurs de courrier électronique, vous devez entrer manuellement le nom et le port du serveur & SSL. Si vous n'êtes pas sûr des données à utiliser, veuillez contacter votre fournisseur de courrier électronique. Dans cet aperçu, vous trouverez les paramètres par défaut de certains fournisseurs de courrier électronique courants.

Votre fournisseur ne figure pas dans la liste ? Vous trouverez ci-dessous une liste alphabétique des fournisseurs déjà utilisés dans l'OkiOki aujourd'hui, ainsi que leurs paramètres:

Que signifient l’accès en lecture et l’accès en envoi pour votre boîte mail ?

Accès en lecture

En activant l’accès en lecture, vous donnez à OkiOki la possibilité d’analyser automatiquement votre boîte mail à la recherche de factures. Les pièces jointes sont récupérées et ajoutées directement à votre archive numérique et à votre liste de tâches.

Vous n’avez donc plus besoin de rechercher ou de télécharger des documents manuellement. Vos factures d’achat apparaissent automatiquement dans OkiOki.

Vous pouvez également définir :

• Sur quel alias OkiOki peut rechercher (par exemple uniquement les factures envoyées à votre adresse de facturation, comme factures@votre-entreprise.be). Un alias est une adresse e-mail supplémentaire liée à votre boîte mail.)

• Dans quels dossiers OkiOki peut rechercher (par exemple uniquement dans le dossier « Factures » ou « Boîte de réception »)

Accès en envoi

En activant l’accès en envoi, vous donnez à OkiOki la possibilité d’utiliser votre adresse e-mail personnelle pour l’envoi de vos factures de vente.

Ainsi, vos factures sont envoyées depuis votre propre adresse e-mail au lieu de l’adresse standard d’OkiOki. Vos clients peuvent également répondre directement à votre adresse.

➡️ En savoir plus: Comment définir l'adresse e-mail d'envoi de la facture
 

La liaison de ma boîte mail est-elle sécurisée ?

OkiOki suit des règles strictes concernant la confidentialité et la sécurité de vos données. Vous trouverez un résumé et les détails dans notre politique de protection de la vie privée et nos conditions d'utilisation. De plus, OkiOki est certifié par Google après un audit strict.

Cela signifie qu'OkiOki peut s'intégrer aux principaux fournisseurs de messagerie internationaux et belges en toute sécurité. 

Politiques basées sur la norme ISO27001	Trafic de données via un protocole standard strict (TLS) pour les applications bancaires	Toutes les données stockées sont cryptées dans Azure Cloud	Reconnu par la Banque Nationale de Belgique, audité par Bishop Fox (Google)