Accountants kunnen via de settings op Accountancy-niveau de bestandsoverdracht van documenten  instellen.

CODA bestanden kan je op verschillende manieren ontvangen:

• Via een FTP, OkiOkiSync of OneDrive koppeling
• Via e-mail (voor administraties in Yuki)
• Via een API koppeling (voor administraties in Exact Online)

Via FTP, OkiOkiSync of OneDrive

OkiOki kan net zoals de UBL documenten ook de codabestanden via een FTP, OkiOkiSync of OneDrive koppeling aanleveren. Daarvoor kan je dezelfde koppeling gebruiken als voor je UBL documenten of een aparte koppeling opzetten.

Ontvang je vandaag reeds codabestanden via Codabox op een FTP server, dan kan je OkiOki de OkiOki codabestanden op dezelfde locatie laten neerzetten zodat alle codabestanden bij jou mooi gegroepeerd blijven.

Van zodra die koppeling er is dan kan je voor je ondernemers de CODA instellingen op volgende manier configureren:

Zodra klanten met OkiOki zijn gestart en hun rekening hebben gekoppeld aan OkiOki, kan je de coda bestanden ontvangen. Daarvoor ga je in de OkiOki Accountants-portal naar de pagina met instellingen voor die klant (Actieve Klantenlijst, selecteer klant). Daar zal je per gekoppelde rekening een rubriek “Coda Instellingen” zien.

De eerste 2 velden moet je steeds configureren:

• Overdrachtsmethode: deze moet je op FTPs/SFTP, OkiOkiSync  of op Cloud Storage (OneDrive) zetten
• (sFTP-)mapnaam: dit is de map (eventueel incl. het pad) waar je de codabestanden wil ontvangen voor deze klant. Dit kan dus ook het pad naar de CodaBox folder van de geselecteerde klant zijn, bv. /CodaBox/{dossiernummer}.

Let op: als de CodaBox map niet bereikbaar is via je bestaande koppeling (FTPs/SFTP, OkiOkiSync of OneDrive) neem dan even contact op met support@okioki.be om te bekijken of we dit kunnen opzetten (al dan niet samen met je IT partner).

Die andere 2 velden zijn er om de OkiOki bestanden te kunnen laten aansluiten op bestaande codabestanden als je die zou hebben.

• Ten vroegste exporteren vanaf: hier kan je datum instellen van het laatste codabestand dat je (via Codabox) hebt ontvangen.
• Nummering starten met: hier vul je het volgnummer van het laatste codabestand in, verhoogd met 1.

Let wel op: als je OkiOki de coda’s laat afleveren terwijl Codabox ze ook nog levert, zullen er in de folder steeds 2 codabestanden staan voor eenzelfde dag. Voor je het importeren in je boekhoudpakket start, kan je dan best die van Codabox (of die van OkiOki zo je wil) eerst verwijderen. Je herkent onze bestanden aan het formaat van de bestandsnaam: {jaar}.{volgnummer}.{datum}.{BTWnr}_{IBAN}.txt.cod

Via e-mail

Gebruik jij vandaag het Yuki boekhoudpakket, dan kan je OkiOki de codabestanden laten doorsturen naar het yukiworks e-mailadres van de klant. Deze komen op die manier rechtstreek in het juiste dossier terecht.

Vervolgens kies je dan in het dossier “E-mail" als de overdrachtsmethode voor codabestanden, vul je het yukiworks emailadres in van de klant en vervolledig je de andere 2 velden.

Die andere 2 velden zijn er om de OkiOki bestanden te kunnen laten aansluiten op bestaande codabestanden als je die zou hebben.

• Ten vroegste exporteren vanaf: hier kan je datum instellen van het laatste codabestand dat je (via CodaBox) hebt ontvangen.
• Nummering starten met: hier vul je het volgnummer van het laatste codabestand in, verhoogd met 1.

Via API

Gebruik je Exact Online, dan kan OkiOki haar codabestanden aanleveren via een API koppeling. In je algemene instellingen ga je dan je API koppeling met Exact Online configureren.

Vervolgens kies je dan in het dossier “API" als de overdrachtsmethode voor codabestanden en vervolledig je de andere 2 velden.

Die andere 2 velden zijn er om de OkiOki bestanden te kunnen laten aansluiten op bestaande codabestanden als je die zou hebben.

• Ten vroegste exporteren vanaf: hier kan je datum instellen van het laatste codabestand dat je (via CodaBox) hebt ontvangen.
• Nummering starten met: hier vul je het volgnummer van het laatste codabestand in, verhoogd met 1.