4. Tout sur l'opération comptable

Lorsque OkiOki peut faire correspondre les transactions et les documents, ils sont réunis sur l'opération comptable. Dans ce détail, vous pouvez voir la transaction avec le document correspondant. Vous pouvez également cliquer sur le document complet ou sur les détails de la transaction.  

Combiner plusieurs documents et transactions 

À partir de l'opération comptable, vous pouvez combiner plusieurs documents et transactions. Vous pouvez le faire en cliquant sur "+ Ajouter" à côté de "Documents" et "Transactions" sur l'opération comptable, selon ce que vous voulez ajouter. Ainsi, vous pouvez ajouter plusieurs documents à une transaction, d'ajouter plusieurs transactions à un document ou de combiner plusieurs transactions et plusieurs documents. 

Documents ou transactions manquants

Pour tous les documents et toutes les transactions, OkiOki calcule des totaux.

Si OkiOki pense qu'elle manque un document ou une transaction dans l'opération comptable, parce que les totaux des documents et des transactions ne correspondent pas, elle l'indique par un message en haut de l'entrée.

Balises & commentaires

Enfin, il est également utile d'utiliser les balises et les commentaires que vous pouvez ajouter à chaque opération comptable.

• Les balises sont plus susceptibles d'être utilisées lorsqu'il s'agit d'un élément d'information que vous souhaitez réutiliser régulièrement, c'est-à-dire que vous souhaitez attribuer à plusieurs entrées. Par exemple, une étiquette "Impôt sur le revenu".
• Les commentaires sont plus susceptibles d'être utilisés pour une information unique. Il peut également s'agir d'une instruction destinée à votre comptable, par exemple. Par exemple, "Une note de crédit suivra pour cette facture".

Les balises peuvent être utilisées pour structurer vos archives, tant pour vous que pour votre comptable. Par exemple, vous pouvez rassembler toutes vos factures d'un projet sous le même tag de projet. Vous pouvez également collecter toutes les dépenses d'un collègue en leur attribuant la même balise. De cette façon, vous pouvez facilement créer une note de frais pour ce collègue. 

Comme indiqué précédemment, vous pouvez ajouter des balises à chaque opération comptable. Si vous souhaitez marquer plusieurs opérations comptables en même temps, vous pouvez le faire via les archives. Vous y sélectionnez les enregistrements souhaités (transactions ou documents) et leur attribuez la balise correspondant. 

Ces balises sont également utiles pour rechercher ultérieurement des documents et des transactions dans vos archives. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour appeler toutes les opérations comptables appartenant à une balise. Si vous les sélectionnez, vous pouvez également les télécharger ou les supprimer en une seule fois. 

Prêt pour une nouvelle fonctionnalité ? Lisez ici comment modifier les données d'une facture qui a été lue de manière incorrecte.

Ou parcourez notre guide de démarrage depuis le début.