Kan OkiOki werken met meerdere aankoop- of verkoopdagboeken?

Wanneer een klant meerdere vestigingen heeft of meerdere business-units combineert in zijn vennootschap, komt het vaak voor dat er per vestiging/business-unit een apart aankoop- en verkoopdagboek wordt bijgehouden (dikwijls in combinatie met analytische boekhouding).

OkiOki heeft de mogelijkheden ingebouwd om te zorgen dat je de documenten gekoppeld aan zo'n specifieke business-unit ook in een aparte map op je server kan ontvangen.

We gebruiken een aantal features van OkiOki in combinatie om dit mogelijk te maken.

Let op: deze optie werkt dus enkel voor accountants die een sFTP/FTPs of een OkiOkiSync koppeling hebben. Voor accountancy software waarmee we via e-mail of API integreren is deze optie er niet.

Wat is er nodig ?

1. Het account van de ondernemer die de business-units uitbaat moet actief zijn en er moet zijn ingesteld, bij de UBL overdrachtsinstellingen, dat UBL bestanden pas worden verzonden als de gebruiker ze als "Klaar" markeert.
   
   Dit vereist dat de gebruiker elke boeking manueel op "Klaar" zet, zodat hij/zij de tijd heeft om de relevante tags te koppelen vooraleer UBL-bestanden worden doorgestuurd.
   
   
   
   
2. De gebruiker dient voor verschillende business-units die hij gebruikt een aparte én unieke tag aan te maken, via de pagina "Tags beheren" (Menu > Je account > Tags).
   De bedoeling is dat deze tags nooit samen worden gebruikt.
   Indien een bepaalde document (aankoop of verkoop) geldt voor alle business-units dan mag er geen tag worden toegekend. Zodoende komt het UBL bestand steeds in de algemene aan- of verkopen mappen terecht en niet in die van een specifieke business-unit.
   
   

Ingreep van OkiOki support team nodig.

Zodra bovenstaande vereisten zijn ingevuld kan je best contact opnemen met OkiOki support (via het OkiOki support-portaal ) om aan te geven dat we de nodige aanpassingen moeten doen, in de back-end, om te zorgen dat de "business-unit" instellingen gebruikt worden voor de UBL aflevering.

Welke gegevens dien je ons te bezorgen bij die vraag:

• De gebruikersnaam van de klant (het e-mail adres waarmee hij/zij inlogt)
• De naam van de verschillende tags die als aparte én unieke tag voor een business-unit zullen worden gebruikt.

Daarmee kunnen wij dan instellen dat alle documenten met een specifieke tag in een aparte submap terecht komen op je server. Wacht op onze bevestiging dat de aanpassing is gebeurd vooraleer de klant te informeren.

Waar vind je de UBL bestanden voor het aparte verkoop- of aankoopdagboek terug?

Zoals je weet dien je voor elk klanten-dossier een specifieke submap in te voeren bij de ubl configuratie.

Dit is de map waarbinnen normaal gezien de folder: "aankopen", "verkopen" en "diversen" worden geplaatst van dit dossier.

De business-unit documenten worden in een diepere sub-map van deze folders opgeslagen. 

Bijv.

Als de server-map waarin je dossiers staan de volgende is:

\\SERVER\OkiOki\Ubl.

Dan zullen alle aankoopdocumenten voor het dossier met als submap "Winkelketen" in deze map terecht komen:

 \\SERVER\OkiOki\Ubl\Winkelketen\Aankopen

De aankopen voor de business-unit: "Winkel 1" van de Winkelketen komen terecht in:

 \\SERVER\OkiOki\Ubl\Winkelketen\Winkel 1\Aankopen

Dezelfde logica gaat op voor de verkoopdocumenten en de diversen. Om het specifieke aankoop- of verkoopdagboek in te lezen, zal je dus de bestanden uit de juiste "business-unit" moeten inlezen voor dat specifieke dagboek.

Kunnen we het toekennen van die business-unit tags automatiseren?

Het mogelijk om documenten die binnenkomen via een specifiek mailbox of cloud-opslag folder, automatisch een bepaalde business-unit tag te geven.

Bijv. stel dat er twee winkels zijn, met aparte e-mailadressen waar leveranciers hun facturen naartoe sturen (e.g. facturen.winkel1@winkelketen.be en facturen.winkel2@winkelketen.be) en beide e-mail adressen worden gekoppeld aan OkiOki. Dan kunnen wij ook instellen dat de documenten, ingelezen via die koppelingen een specifieke tags mee krijgen.

Bijv. alle documenten die we inlezen uit facturen.winkel1@winkelketen.be krijgen de tag "Winkel 1" en worden daardoor als documenten voor het aankoopdagboek van business-unit "Winkel 1" in de aparte sub-map op de server gezet.