Hoe een OkiOkiSync applicatie (laten) configureren voor jouw accountantskantoor

Hieronder vind je een overzicht van de stappen de nodig zijn om de OkiOkiSync applicatie te laten draaien op jouw server.

Let op: het is aangewezen om deze installatie door je IT partner te laten gebeuren, zodat de applicatie onder de juiste rechten draait op je server.

Voorbereiding

Wat?

De OkiOkiSync applicatie is een eenvoudige windows executable (.exe) die elke 15 seconden verbinding maakt met de OkiOki servers om te controleren of er bestanden moeten worden gedownload. Als er bestanden klaar staan worden ze meteen gedownload naar de locaties die je hebt ingesteld in het OkiOki portaal voor accountants. Dit alles gebeurt over https (poort 443).

OkiOkiSync zal draaien als een "Scheduled Task" die je aanmaakt in de Windows taakplanner zodat het programma continu in de achtergrond draait.

Waar installeren?

Het is belangrijk dat de OkiOkiSync wordt geïnstalleerd op een server die toegang heeft tot de locaties waarin de bestanden (UBL & CODA+) moeten terechtkomen.

Onder welke account?

De OkiOkiSync moet draaien onder een account die (lees&schrijf) rechten heeft op de paden waar de bestanden moeten terechtkomen. De meest veilige keuze is om een service-account aan te maken, specifiek voor de OkiOkiSync met minimale rechten. 

Stap 1: Initialiseer een nieuwe OkiOki verbinding in je accountants-portaal.

Log in in je accountants-portaal (https://accountants.okioki.app), ga naar "Instellingen" en ga dan onderaan op de pagina naar "Overdracht via OkiOkiSync". Daar klik je op "Koppeling toevoegen". 

Let op: je gebruiker moet "administrator" rechten hebben om koppelingen te kunnen beheren.

Druk dan op de knop "Download OkiOkiSync". De download zal meteen starten. Afhankelijk van de Windows versie kan het zijn dat je moet aangeven dat je het bestand wil behouden (of dat je de download vertrouwt).

Step 2: De okiokisync.exe op de server zetten

Zoals gezegd moet de OkiOkiSync worden geinstalleerd op een server die toegang heeft tot de locaties waarop de bestanden moeten terechtkomen. Op de installatieserver maak je eerst een folder 'OkiOkiSync' aan waarin de OkiOkiSync mag worden geïnstalleerd. Bijvoorbeeld:

c:\okiokisync

Dan kopieer je het "OkiOkiSync.exe" bestand dat je in stap 1 hebt gedownload naar deze folder.

De installatie start je door het programma op te starten. 

• Als je bent ingelogd met de user-account waaronder de OkiOkiSync straks permanent mag draaien dubbel klik je gewoon op het bestand
• Ben je met een andere user ingelogd, houdt dan de "shift"-toets ingedrukt, en klik met je rechter-muisknop op het bestand. Kies de optie "Run as another user..." en geeft de gegevens in van het service account.

Controleer of het process draait onder de juiste user-account en noteer voor de zekerheid de naam van de account die je hebt gebruikt.

Er wordt je nu gevraagd een "Api Key" in te geven. Dit doen we in de volgende stap

Stap 3: Api key aanmaken en ingeven

In het accountantsportaal

Klik op de knop: "Genereer een API sleutel".

In het venster dat daarna verschijnt zal je een lange (en onleesbare) API sleutel vinden, met rechts daarvan een "copy/paste" icoon. Klik op dat icoon om de API sleutel te kopiëren.

Deze code moet je nu invoeren op de server.

In de console op de server

Plak de API Sleutel in het scherm op de server dat nog open staat. Plakken doe je door Ctrl+V te gebruiken of door rechts te klikken in het Command Prompt venster.

Je zal zien dat de koppeling gelegd is door de status boodschap in het Console venster: "Connected as FirstName Lastname for accountancy NameOfAccountancy".

Je ziet ook dat de verbinding nog niet actief is: "Connection is not active".

Stap 4: configuratie van de koppeling en van de mappen invoeren en de koppeling activeren.

In het accountantsportaal

Je kan de koppeling een naam geven en het achterliggende software pakket invullen.

Afhankelijk van de manier van werken zal de accountant de documenten van elk dossier in een aparte map willen ontvangen. Dit kan je configureren bij de OkiOkiSync-koppeling

• Je kan de hoofdmap instellen waarin alle klanten-folders terecht zullen komen. Geef daarvoor de volledige locatie (bv. c:\server\app\okioki) of het netwerk-pad (bv. \\server\app\okioki) in
  Opgelet:
  • Gebruik niet de ge-map-te drive naar je desktop: bv. z:\okioki.
  • Deze folders moeten wel degelijk reeds bestaan op de server
    
    
• De naam van de klanten-folder dien je in te stellen op de configuratie-pagina van elk dossier.
  
  
• In elke van die klanten-folders komen dan de submappen voor aankoopfacturen, verkoopfacturen en diversen, die je kan invullen in het configuratie scherm. Standaard gebruiken we daarvoor "aankopen", "verkopen" en "diversen". Uiteraard kan je dit aanpassen indien je accountancy-software met andere naamgeving werkt. Per document type kan je ook kiezen welk bestandsformaat je wil ontvangen. (standaard UBL voor aan- en verkoop documenten en PDF voor diversen).
• Je kan ook de standaardlocatie voor CODA bestanden opgeven, dat is het basis pad waar alle CODA bestanden terecht komen. Binnen die basis locatie wordt er per klant een aparte submap gemaakt waarin de CODA bestanden binnen een folderstructuur (JAAR / REKENINGNUMMER) worden neergezet. Je kan kiezen om die folderstructuur niet te gebruiken door het vinkje "maak geen submappen aan" te selecteren. Dan staan alle CODA bestanden in één map, dat is vnl. handig voor BOB Sage gebruikers.

Als je alle foldernamen hebt ingesteld, dien je enkel nog het vinkje "Activeren" aan te kruisen en dan de gegevens op te slaan.

Je zal dan zien dat de koppeling "Actief" is geworden, onder het kopje: "Verbindingsstatus".

Stap 5: Een test bestand ontvangen.

In de console op de server

Zogauw je de koppeling hebt bewaard en de status Actief is geworden. Zal OkiOkiSync een klein test-bestand proberen door te sturen.

Checking access to filesystem...

Als dat niet lukt, wordt er ook een foutenboodschap getoond in het scherm.

Couldn't save a test file to the c:\PATH\TO\FOLDER\CONFIGURED

Als dat fout loopt zijn er een paar redenen mogelijk:

1. De map die je hebt ingesteld als hoofdmap bestaat niet? Maak die map dan aan.
2. Er is een virus-scanner of locale firewall actief, bekijk of je een exclusie-regel kan toevoegen aan de firewall of virus-scanner.
3. De gebruiker waaronder OkiOkiSync draait (cfr. stap hoger) heeft geen rechten om te schrijven op de ingestelde hoofdmap en submappen. Zorg dat je de rechten goed zet op de hoofdmap en submappen.

Als er staat "connection active" en er is een test bestand weggeschreven is de installatie OK. Dan moet er nog een taak aangemaakt worden.

Stap 6: Een taak aanmaken in de Taakplanner zodat de applicatie blijft draaien (ook na een panne).

Op de server

1. Het console venster waarin je de installatie hebt voltooid sluiten en zo ook OkiOkiSync afsluiten.
2. Task planner / Taakplanner opstarten
3. Een nieuwe taak aanmaken
4. Als trigger: "Bij opstarten" kiezen en bijkomend aanvinken "Herhaal elk uur voor oneindig lang".
   
5. Als actie: C:\OkiOkiSync\OkiOkiSync.exe (afh. van locatie waar de exe staat).
   Hier ook aangeven dat in de folder  C:\OkiOkiSync\ moet worden gestart (ook weer afhankelijk van locatie waar de exe staat, die folder is belangrijk, anders lukt het niet)
   
6. In de actie zelf aangeven dat die moet starten "Whether user is logged on or not"
   
7. Bij opslaan, als username, de username ingeven (die waarmee je de installatie hebt voltooid). Wachtwoord van die gebruiker ingeven, laat dit door je IT-partner doen indien zij beheer doen van de server.
   
8. Taak opstarten
9. Check in taakbeheer of de taak draait (OkiOkiSync.exe)
   
10. Ga Naar C:\OkiOkiSync\logs en kijken of er log entries zijn bij gekomen na start van taak. Kijk of er geen fouten zijn gelogd

In het accountants-portaal

Refresh de "Instellingen" pagina in het  accountants-portaal en controleer de verbindingsstatus. Als alles goed is, staat de status op "In orde" en is de Laatste aanmelding niet meer dan enkele minuten oud.