Wanneer verzendt OkiOki de documenten van de ondernemer naar de boekhoudsoftware?

Er zijn 3 manieren waarop documenten van de ondernemer bij jou als accountant terecht kunnen komen

OkiOki stuurt het automatisch door

OkiOki stuurt een document automatisch door naar de boekhoudsoftware, zodra ze weet dat het relevant is voor de boekhouding. Dat gebeurt meestal in 3 gevallen:

• Als OkiOki een document kan matchen met een transactie.
• Als het om een verkoopfactuur gaat.
• Als OkiOki zelf kan herkennen dat het om een document gaat dat is betaald met kredietkaart of domiciliëring. Dan snoozet ze het document en stuurt ze het naar je door.

OkiOki stuurt het door na tussenkomst van de ondernemer

Dit komt voor als OkiOki niet zeker weet of een document naar de boekhouding mag omdat ze geen transactie vindt. Dan zal ze het document op het takenlijstje van de ondernemer zetten en is het aan hem of haar om aan te geven of en hoe die factuur is betaald. Zodra de ondernemer een van de volgende acties onderneemt, stuurt OkiOki het document door naar de boekhouder:

• De ondernemer zet een betaalherinnering.
• De ondernemer geeft aan dat het document met kredietkaart, privé geld of cash geld betaald is.
• De ondernemer snoozet een document.

Heeft de ondernemer een analytische boekhouding dan kan je instellen dat de documenten altijd pas naar de boekhouding gaan als de ondernemer het zelf aangeeft. Zo kan hij bijvoorbeeld bij ieder document aangeven op welke vestiging of project je dit document mag boeken. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kan instellen. 

OkiOki stuurt het door na jouw tussenkomst

Als accountant kan je op het einde van het kwartaal in je OkiOki portaal zien of er bij een ondernemer nog documenten op ‘Niet bij je accountant’ staan. Vaak zijn dit documenten die nog op het takenlijstje van de ondernemer staan. Als accountant kan je dan zelf deze documenten doorsturen naar de boekhouding zodat je het kwartaal kan afronden. Ondanks het feit dat deze dan zijn doorgestuurd, blijven ze wel nog op het takenlijstje van de ondernemer staan. Als de ondernemer ze dan later verwerkt, zal OkiOki deze documenten niet een tweede keer verzenden naar de boekhouding.

Hoe ga je te werk?

• Ga naar je accountancy portaal via accountants.okioki.app 
• Ga naar het OkiOki dashboard van je klant
• Ga onder 'Documenten' naar de lijst 'Niet bij je accountant'
• Verzend alle documenten uit die lijst door op de knop 'Nu inplannen' te drukken

OF

• Ga naar de lijst met 'Alle documenten'
• Filter de lijst op datum: 'Vorig kwartaal' en status: 'Niet verzonden naar accountant'
• Selecteer de documenten (vinkje linksboven) en kies bovenaan voor 'Naar accountant sturen'

! Opgelet: als de gebruiker heeft ingesteld dat boekingen eerst als 'Klaar' gemarkeerd moet worden voor OkiOki ze naar de boekhouder stuurt, dan worden documenten die nog niet als 'Klaar' gemarkeerd zijn, op deze manier niet doorgestuurd.