Comment configurer une application OkiOki Sync pour votre cabinet comptable

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des étapes nécessaires pour exécuter l'application OkiOkiSync sur votre serveur.

Attention : il est conseillé de faire réaliser cette installation par votre partenaire informatique, afin que l'application s'exécute sur votre serveur avec les autorisations adéquates.

Préparation

Quoi?

L'application OkiOkiSync est un simple exécutable Windows (.exe) qui se connecte aux serveurs OkiOki toutes les 15 secondes pour vérifier si des fichiers doivent être téléchargés. Lorsque les fichiers sont prêts, ils sont immédiatement téléchargés vers les emplacements que vous avez définis dans le portail OkiOki pour les comptables. Tout cela se passe via https (port 443).

OkiOkiSync s'exécutera en tant que « tâche planifiée » que vous créez dans le planificateur de tâches Windows afin que le programme s'exécute en continu en arrière-plan.

Où installer ?

Il est important que OkiOkiSync soit installé sur un serveur ayant accès aux emplacements où doivent aboutir les fichiers (UBL & Coda).

Sous quel compte ?

OkiOkiSync doit s'exécuter sous un compte disposant de droits (de lecture et d'écriture) sur les chemins où les fichiers doivent aboutir. Le choix le plus sûr consiste à créer un compte de service spécifiquement pour OkiOkiSync avec des droits minimaux.

Étape 1 : Initialisez une nouvelle connexion OkiOki dans le portail de votre compte.

Connectez-vous à votre portail comptable (https://accountants.okioki.app), allez dans « Paramètres » puis allez dans « Transfert via OkiOkiSync » en bas de page. Là, vous cliquez sur "Ajouter un lien".

Attention : votre utilisateur doit disposer des droits « administrateur » pour gérer les liens.

Appuyez ensuite sur le bouton "Télécharger OkiOkiSync". Le téléchargement commencera immédiatement. Selon la version de Windows, vous devrez peut-être indiquer que vous souhaitez conserver le fichier (ou que vous faites confiance au téléchargement).

Étape 2 : Placer okiokisync.exe sur le serveur

Comme mentionné, OkiOkiSync doit être installé sur un serveur ayant accès aux emplacements où les fichiers doivent être stockés. Créez d'abord un dossier sur le serveur d'installation dans lequel OkiOkiSync peut être installé. Par exemple:

c:\okiokisync

Copiez ensuite le fichier « OkiOkiSync.exe » que vous avez téléchargé à l'étape 1 dans ce dossier.

Vous démarrez l'installation en démarrant le programme.

Si vous êtes connecté avec le compte utilisateur sous lequel OkiOkiSync pourra bientôt s'exécuter en permanence, double-cliquez simplement sur le fichier
Si vous êtes connecté avec un autre utilisateur, maintenez la touche « Shift » enfoncée et cliquez sur le fichier avec le bouton droit de la souris. Choisissez l'option "Exécuter en tant qu'autre utilisateur..." et saisissez les détails du compte de service.

Vérifiez si le processus s'exécute sous le bon compte utilisateur et notez le nom du compte que vous avez utilisé pour être sûr.

Il vous sera maintenant demandé de saisir une « clé API ». Nous le ferons à l'étape suivante.

Étape 3 : Créer et saisir la clé API

Dans le portail comptable

Cliquez sur le bouton : "Générer une clé API".

Dans la fenêtre qui apparaît ensuite, vous trouverez une clé API longue (et illisible), avec une icône "copier/coller" à droite de celle-ci. Cliquez sur cette icône pour copier la clé API.

Vous devez maintenant saisir ce code sur le serveur.

Dans la console sur le serveur

Collez la clé API dans l'écran du serveur qui est encore ouvert. Le collage s'effectue en utilisant Ctrl+V ou en cliquant avec le bouton droit dans la fenêtre d'invite de commande.

Vous verrez que la connexion a été établie par le message d'état dans la fenêtre de console : "Connected as Prénom Nom for Accountancy NameOfAccountancy".

Vous voyez également que la connexion n'est pas encore active : "La connexion n'est pas active".

Étape 4 : Entrez la configuration du lien et du dossier et activez le lien.

Dans le portail comptable

Vous pouvez donner un nom au lien et renseigner le progiciel sous-jacent.

Selon sa manière de travailler, le comptable souhaitera recevoir les documents de chaque dossier dans un dossier séparé. Vous pouvez configurer cela avec la connexion OkiOkiSync

• Vous pouvez définir le dossier principal dans lequel tous les dossiers clients se retrouveront. Entrez l'emplacement complet (par exemple c:\server\app\okioki) ou le chemin réseau (par exemple \\server\app\okioki) (REMARQUE : pas le dossier 'mappé' à votre bureau : par exemple . z:\okioki ).
  
  
• Vous devez définir le nom du dossier client sur la page de configuration de chaque fichier.
  
  
• Dans chacun de ces dossiers clients, il y aura des sous-dossiers pour les factures d'achat, les factures de vente et divers, que vous pourrez remplir dans l'écran de configuration. Par défaut nous utilisons « achats », « ventes » et « divers ». Vous pouvez bien sûr ajuster cela si votre logiciel de comptabilité utilise des conventions de dénomination différentes. Vous pouvez également choisir le format de fichier que vous souhaitez recevoir par type de document. (standard UBL pour les documents d'achat et de vente et PDF pour divers).
• Vous pouvez également spécifier l'emplacement par défaut des fichiers CODA, qui est le chemin de base où aboutiront tous les fichiers CODA. Au sein de cet emplacement de base, un sous-dossier distinct est créé pour chaque client dans lequel les fichiers CODA sont placés dans une structure de dossiers (ANNÉE / NUMÉRO DE COMPTE). Vous pouvez choisir de ne pas utiliser cette structure de dossiers en cochant la case « ne pas créer de sous-dossiers ». Ensuite, tous les fichiers CODA se trouvent dans un seul dossier, ce qui est particulièrement utile pour les utilisateurs de BOB Sage.

Une fois que vous avez défini tous les noms de dossiers, il vous suffit de cocher la case "Activer" puis de sauvegarder les données.

Vous verrez alors que le lien est devenu « Actif », sous la rubrique : « État de la connexion ».

Étape 5 : Recevez un fichier de test.

Dans la console sur le serveur

Une fois que vous avez enregistré le lien et que le statut est devenu Actif. OkiOkiSync tentera d'envoyer un petit fichier de test.

Checking access to filesystem...

Si cela échoue, un message d'erreur s'affichera également à l'écran.

Couldn't save a test file to the c:\PATH\TO\FOLDER\CONFIGURED

Si cela ne va pas, il y a plusieurs raisons possibles :

• le dossier que vous avez défini comme dossier racine n'existe pas ? Créez ensuite ce dossier.
• Un antivirus ou un pare-feu local est actif. Vérifiez si vous pouvez ajouter une règle d'exclusion au pare-feu ou à l'antivirus.
• L'utilisateur sous lequel OkiOkiSync est exécuté (cf. étape ci-dessus) n'a pas les autorisations pour écrire dans le dossier principal et les sous-dossiers définis. Assurez-vous de définir correctement les autorisations sur le dossier principal et les sous-dossiers.

S'il indique « connexion active » et qu'un fichier de test a été écrit, l'installation est OK. Ensuite, une tâche doit être créée.

Étape 6 : Créez une tâche dans le Planificateur de tâches afin que l'application continue de s'exécuter (même après une panne).

Sur le serveur

Fermez la fenêtre de la console dans laquelle vous avez terminé l'installation et quittez OkiOkiSync.

• Choisir: Planificateur de tâches / Démarrer le planificateur de tâches
• Créer une nouvelle tâche
• Comme déclencheur : sélectionnez « Au démarrage » et cochez en plus « Répéter toutes les heures indéfiniment ».
• En action : C:\OkiOkiSync\OkiOkiSync.exe (selon l'emplacement où se trouve l'exe).
  Indiquez également ici que C:\OkiOkiSync\ doit être démarré dans le dossier (encore une fois selon l'emplacement où se trouve l'exe, ce dossier est important, sinon il ne fonctionnera pas)
• Indiquez dans l'action elle-même qu'elle doit démarrer "Que l'utilisateur soit connecté ou non"
• Lors de l'enregistrement, saisissez le nom d'utilisateur comme nom d'utilisateur (celui avec lequel vous avez terminé l'installation). Entrez le mot de passe de cet utilisateur, demandez à votre partenaire informatique de le faire s'il gère le serveur.
• Démarrer la tâche
• Vérifiez dans le gestionnaire de tâches si la tâche est en cours d'exécution (OkiOkiSync.exe)
• Accédez à C:\OkiOkiSync\logs et voyez si des entrées de journal ont été ajoutées après le démarrage de la tâche. Vérifiez qu'aucune erreur n'a été enregistrée

Dans le portail comptable

Actualisez la page « Paramètres » du portail Comptables et vérifiez l'état de la connexion. Si tout va bien, le statut sera « Bon » et la dernière connexion ne datera pas de plus de quelques minutes.