Quand OkiOki envoie-t-elle les documents de l'entrepreneur au logiciel de comptabilité?

Les documents de l'entrepreneur peuvent vous parvenir de trois manières différentes:

OkiOki le transmet automatiquement

OkiOki transmet automatiquement un document au logiciel de comptabilité dès qu'elle sait qu'il est pertinent pour la comptabilité. Cela se produit généralement dans 3 cas:

• Si OkiOki peut faire correspondre un document à une transaction.
• S'il s'agit d'une facture de vente.
• Lorsque OkiOki lui-même peut reconnaître qu'il s'agit d'un document payé par carte de crédit ou par prélèvement automatique. Ensuite, elle met le document en attente et vous le transmet.

OkiOki transmet le document après intervention de l'entrepreneur

Cela se produit lorsque OkiOki n'est pas sûr qu'un document puisse être envoyé à la comptabilité parce qu'elle ne trouve pas de transaction. Le document est alors placé dans la liste des tâches de l'entrepreneur et c'est à lui d'indiquer si et comment cette facture a été payée. Dès que l'entrepreneur prend l'une des mesures suivantes, OkiOki transmet le document au logiciel de comptabilité:

• L'entrepreneur fixe un rappel de paiement.
• L'entrepreneur indique que le document a été payé par carte de crédit, argent privé ou en espèces.
• L'entrepreneur ronfle un document.

Si l'entrepreneur dispose d'un système de comptabilité analytique, vous pouvez configurer le système de manière à ce que les documents ne soient envoyés au logiciel de comptabilité que lorsque l'entrepreneur l'indique lui-même. Par exemple, ils peuvent indiquer pour chaque document à quelle branche ou projet ce document peut être réservé. Dans cet article, nous expliquons comment mettre en place ce système.  

OkiOki transmet le document après votre intervention.

En tant que comptable, vous pouvez voir dans votre portail OkiOki, à la fin du trimestre, s'il y a encore des documents sur "Non envoyé au comptable" pour un entrepreneur. Il s'agit souvent de documents qui figurent encore sur la liste des tâches à accomplir par l'entrepreneur. En tant que comptable, vous pouvez ensuite transmettre vous-même ces documents au service comptable afin de compléter le trimestre. Malgré le fait qu'ils aient été transmis, ils restent sur la liste des tâches à accomplir par l'entrepreneur. Si l'entrepreneur les traite ultérieurement, OkiOki n'enverra pas ces documents au service comptable une seconde fois.

Comment procéder?

• Accédez à votre portail comptable via accountants.okioki.app. 
• Allez dans le tableau de bord OkiOki de votre client.
• Allez dans la liste "Pas déjà chez comptable" sous "Documents".
• Envoyez tous les documents de cette liste en cliquant sur le bouton "Envoyer maintenant".

OU

• Allez dans la liste "Tous les documents".
• Filtrer la liste en fonction de la date: "Le dernier quart" et du statut: "Non envoyé au comptable".
• Sélectionnez les documents (cocher en haut à gauche) et choisissez "Envoyer au comptable" en haut.

! Attention: Si l'utilisateur a configuré que les entrées doivent être marquées comme "prêtes" avant que OkiOki ne les envoie au comptable, les documents qui ne sont pas encore marqués comme "prêts" ne seront pas transmis de cette manière.