Release 2026/03/05 (6.12)

Ondernemers

We hebben de onderliggende technologie die OkiOki gebruikt om PDF’s te generen en facturen op te bouwen volledig vernieuwd. In deze release merk je dat al aan dingen zoals paginanummering, vrije tekst tussen productlijnen en de kopersreferentie. Dit vormt ook de basis voor extra functionaliteiten die we in de komende maanden willen toevoegen.

Deze release maakt facturatie en documentverwerking gebruiksvriendelijker en robuuster. Je krijgt meer flexibiliteit in je facturen (extra tekst met opmaak tussen productlijnen, paginanummering in PDF’s, kopersreferentie voor Peppol/UBL) en je kan e‑mails beter afstemmen met meerdere BCC‑adressen.

Nieuwe scans worden automatisch verbeterd (rechtzetten + croppen), met de optie om altijd terug te schakelen naar het origineel. Ook worden documenten met een perfect gematchte betaling niet langer onterecht als “niet betaald” getoond.

Accountants

Voor accountants zit de winst vooral in betrouwbaarheid en veiligheid: consistenter Peppol‑statusgedrag, stabielere verwerking door betere monitoring van achtergrondtaken, en extra beveiligingslagen die onveilige bestanden en misbruik helpen voorkomen.

1. Belangrijkste functies

Tekst tussen productlijnen met basisopmaak

Het tekstelement tussen productlijnen is nu een vrij tekstblok met basisopmaak: vet, cursief en onderstrepen. Je kan dus meer context, voorwaarden of uitleg toevoegen dan enkel titels. Regelafbrekingen blijven behouden in zowel de preview als de PDF. Je past de opmaak toe via de knoppen in de editor of met sneltoetsen zoals Ctrl/Cmd + B (vet), Ctrl/Cmd + I (cursief) en Ctrl/Cmd + U (onderstrepen).

Enhanced scans: automatische crop, met optie terug naar origineel

Bij een nieuwe scan wordt deze automatisch rechtgezet en bijgesneden, zodat alleen de relevante inhoud zichtbaar blijft. Scheefstand en overtollige randen worden verwijderd. Vind je de automatische uitsnede niet goed, dan kun je met één schakelaar terug naar de originele scan. Deze instelling wordt per document opgeslagen, zodat je bij heropening altijd jouw voorkeur ziet. Zie ook FAQ 4.2.

Thank‑you‑berichten na betaling kunnen uitgeschakeld of aangepast worden

De automatische “thank you”‑berichten na betaling zijn flexibeler geworden:

• je kan ze volledig uitschakelen als je ze niet wil gebruiken;
• je kan de tekst voortaan zelf personaliseren in plaats van enkel uit vaste teksten te kiezen.

Paginanummering in PDF’s

PDF‑bestanden tonen paginanummering in het formaat huidige/totaal, waarbij elke pagina zowel het paginanummer als het totaal aantal pagina's weergeeft. Dit is vooral handig bij lange facturen, omdat het de ontvanger snel inzicht geeft in de paginaverdeling.

To‑do’s markeren als “Betaald met kredietkaart” (ook in bulk)

In de to‑do‑lijst kun je een document nu via het overflow‑menu markeren als Betaald met kredietkaart. Je kan ook meerdere to‑do’s tegelijk selecteren en in bulk als “Betaald met kredietkaart” aanduiden. OkiOki bewaart die documenten tot je volgende kredietkaartafschrift en stuurt ze daarna naar je accountant (als je aan een accountant gekoppeld bent). Zie ook FAQ 4.6.

2. Documentbeheer & facturatie

“Niet betaald”‑lijst en totalen zijn correcter

Als een transactie aan het document gekoppeld is en de bedragen exact overeenkomen, waardoor het saldo nul wordt, wordt het document als betaald beschouwd. Dit geldt ook als de boeking nog niet is afgerond. Zo wordt de status “Niet betaald” nauwkeuriger en sluiten de totalen beter aan bij de werkelijkheid. Zie ook FAQ 4.1.

Buyer reference wordt meegestuurd waar nodig

De kopersreferentie wordt weergegeven op de PDF, specifiek onder de orderreferentie. Daarnaast wordt deze referentie ook correct opgenomen en meegestuurd in het UBL‑bestand wanneer deze is ingevuld.

Meerdere BCC‑adressen: minder gedoe bij verzenden

Het is mogelijk om meerdere adressen toe te voegen door ze van elkaar te scheiden met een komma (,) of een puntkomma (;). Je kunt zelfs beide scheidingstekens door elkaar gebruiken. Het systeem controleert automatisch op ongeldige adressen en voorkomt dat dubbele adressen worden ingevoerd.

Paginanummering in PDF‑footer voor duidelijkere opvolging

Deze functie helpt je facturen met meerdere pagina’s te beheren. Bij facturen van één pagina wordt 1/1 weergegeven; bij langere facturen zie je op elke pagina het juiste paginanummer.

Peppol: duidelijkere status dankzij ontvangstbevestiging

Na ontvangst van een Peppol‑bericht sturen wij altijd een ontvangstbevestiging naar de verzender. In de Peppol‑omgeving van de verzender is daardoor zichtbaar dat OkiOki het bericht heeft opgepikt en verwerkt, zonder dat daar aparte opvolgcommunicatie voor nodig is. Zie ook FAQ 4.3.

Verzending via Peppol is nu nog betrouwbaarder

We hebben de Peppol‑koppeling technisch vernieuwd voor stabieler verzenden en ontvangen van berichten. In de praktijk levert dat minder mislukte verzendpogingen en minder storingen op tijdens het verwerken van Peppol‑berichten.

Kopersreferentie op facturen & creditnota’s (buyer reference)

Je kunt nu een kopersreferentie toevoegen naast je orderreferentie. Dit helpt wanneer je klant een specifieke referentie gebruikt voor interne verwerking. De kopersreferentie verschijnt automatisch op PDF's en in UBL‑bestanden, wat de communicatie en administratie vereenvoudigt. Zie voor extra context FAQ 4.4.

Meerdere BCC‑adressen in e‑mailtemplates

In het BCC‑veld van je e‑mail kun je meerdere adressen invoeren, gescheiden door een komma of puntkomma. Zo verstuur je facturen tegelijk naar verschillende ontvangers zonder dat zij elkaars e-mailadres zien.

3. Performantie en optimalisatie

Snellere oplossing bij vertraagde verwerking

We kunnen nu veel gerichter achterhalen welke achtergrondtaken de verwerking vertragen of blokkeren. Hierdoor isoleren we bij incidenten sneller de oorzaak en nemen gerichte herstelmaatregelen. Dit verkort de wachttijden bij de verwerking van documenten en Peppol‑berichten.

3.1 OkiOki app

Enhanced ↔︎ Original toggle voor scans

Voor elk document heb je de mogelijkheid om te kiezen tussen de verbeterde scan en het originele bestand. Deze keuze wordt onmiddellijk opgeslagen, zodat je niet telkens opnieuw hoeft te selecteren. Bovendien bepaalt deze keuze welke versie van het document je vervolgens te zien krijgt in het overzicht. Ook hier sluit FAQ 4.2 mooi op aan.

3.2 Diverse

Veilige PDF preview (extra bescherming tegen scripts)

PDF‑bestanden kunnen scripts bevatten die je computer of netwerk kunnen schaden. Daarom voert OkiOki in de preview‑modus geen scripts uit. Zo kun je PDF’s in OkiOki bekijken zonder dat er actieve inhoud wordt uitgevoerd.

Veiligere verwerking van SVG‑bestanden

Bij het uploaden en synchroniseren van SVG‑bestanden worden deze opgeschoond om scripts of andere ongewenste code te verwijderen. Verdachte inhoud komt daardoor niet mee in OkiOki of gekoppelde systemen terecht.

3.3 OkiOki voor accountants

Alle bijlagen mee in de UBL naar je boekhoudpakket

Wanneer OkiOki een UBL naar het boekhoudpakket stuurt, worden nu alle bijlagen meegestuurd die bij de factuur horen: de originele UBL en eventuele extra documenten (bijvoorbeeld bijkomende pdf’s of ondersteunende bijlagen). In het boekhoudpakket staan die documenten voortaan samen bij het boekingsvoorstel, in plaats van dat enkel de factuur zichtbaar is.

4. FAQ

FAQ 4.1 – Mijn document is verdwenen uit “Niet betaald”. Hoe kan dat?

Als een banktransactie aan het document gekoppeld is en de bedragen exact overeenkomen (saldo 0), ziet OkiOki het document als betaald. Het verdwijnt dan uit de lijst “Niet betaald”, ook als de boeking nog niet volledig is afgewerkt.

FAQ 4.2 – Wat als de automatische crop van een scan niet goed is?

OkiOki toont bij nieuwe scans standaard de verbeterde Enhanced versie: rechtgezet en bijgesneden rond de relevante inhoud. Met de Enhanced ↔ Original‑toggle in de document detail view schakel je per document terug naar het origineel. Je keuze wordt opgeslagen en bepaalt welke versie je later ziet.

FAQ 4.3 – Moet ik iets aanpassen voor Peppol door deze release?

Nee. Je hoeft zelf niets aan te passen. OkiOki stuurt na verwerking van een ontvangen Peppol‑bericht automatisch een ontvangstbevestiging naar de verzender. In de Peppol‑omgeving van de verzender is daardoor zichtbaar dat het bericht is aangekomen en verwerkt.

FAQ 4.4 – Wat is het verschil tussen orderreferentie en kopersreferentie?

De orderreferentie is typisch de referentie naar de bestelling zelf, bijvoorbeeld een PO‑nummer of intern bestelnummer. Die gebruik je om de factuur te koppelen aan een concrete aankoop‑ of bestelbon.

De kopersreferentie is een extra interne referentie aan klantzijde. Die gebruik je om aan te geven voor wie of waarvoor de factuur intern bedoeld is, bijvoorbeeld:

• kostencentrum of afdeling;
• projectcode;
• naam of ID van de aanvrager;
• een interne routerings‑ of goedkeuringscode.

In OkiOki verschijnt de kopersreferentie op de PDF en wordt ze meegegeven in de UBL. Laat je het veld leeg, dan blijft het gedrag zoals voorheen.

FAQ 4.5 – Moet ik iets activeren voor deze release?

Nee. Alle wijzigingen in deze release staan standaard aan. Je merkt ze zodra je nieuwe documenten scant, facturen maakt of Peppol‑berichten ontvangt. Alleen velden zoals de kopersreferentie vul je zelf in wanneer je ze wil gebruiken.

FAQ 4.6 – Wat gebeurt er met documenten die ik als “Betaald met kredietkaart” markeer?

Documenten die je in de to‑do‑lijst markeert als Betaald met kredietkaart, blijven niet in “Niet betaald” staan. OkiOki bewaart ze totdat je volgende kredietkaartafschrift beschikbaar is en koppelt ze dan aan de juiste betaling. Als je aan een accountant gekoppeld bent, worden die documenten bij dat afschrift ook mee doorgestuurd naar je accountant. Bij bulkselectie werkt dit op dezelfde manier, maar dan voor meerdere documenten tegelijk.