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Version 2023/12/13

Erik Meylemans
  • Mise à jour

 

Collecte automatique des factures

Nouvelles fonctionnalités

  • OkiOki télécharge désormais automatiquement les factures de EV Point (https://ev-point.be/).
  • OkiOki télécharge désormais automatiquement les factures liées aux emails Koalaboox.
  • OkiOki télécharge désormais automatiquement les factures liées via un lien my.sharepoint.com.
  • Vous pouvez configurer la connexion fournisseur pour Securex.

Améliorations et corrections

  • Nous avons corrigé une erreur dans le téléchargement des factures CCV.

Connexions banques, boîtes mail, stockages cloud et portails fournisseurs

Nouvelles fonctionnalités

  • Vous pouvez connecter votre compte bancaire Wise à OkiOki.
  • Dans le menu Connexions, vous pouvez synchroniser manuellement vos connexions de boîtes mail, de banque, de stockage cloud et de fournisseur.
  • OkiOki traite désormais également les fichiers ZIP qu'elle trouve dans vos dossiers de stockage cloud connectés.

Améliorations et corrections

  • La connexion d'un compte bancaire prend moins de temps car nous ne vous faisons plus attendre jusqu'à ce que toutes les transactions soient synchronisées.
  • Lorsque vous souhaitez lier un dossier de stockage cloud, nous affichons désormais un masque pendant que vous attendez que le site web du service de stockage se charge. Ainsi, vous n'avez pas à cliquer deux fois sur le bouton "stockage cloud".
  • Nous définissons maintenant le port de connexion pour les connexions aux boîtes aux lettres IMAP sur la valeur standard 993.

Documents, transactions et opérations comptables

Nouvelles fonctionnalités

  • Si OkiOki estime qu'il manque encore un document ou une transaction dans une opération comptable, parce que les montants totaux des documents et les montants totaux des transactions ne correspondent pas, elle l'indiquera par un message en haut de l'opération comptable.
  • Vous pouvez maintenant télécharger des fichiers ZIP sur OkiOki.
  • Vous pouvez désormais glisser-déposer des documents dans le volet "Ajouter des documents".
  • Vous pouvez désormais filtrer les documents comportant un commentaire.
  • OkiOki change maintenant automatiquement le type de document de 'Inconnu' à 'Facture d'achat' ou 'Facture de vente'. Quand OkiOki ne peut pas reconnaître le type de document, elle met le type à 'Inconnu'. Lorsque vous liez manuellement une transaction à ce document et que vous terminez la réservation, OkiOki met à jour le type de document. Elle lui attribuera la valeur 'Facture d'achat' lorsque le montant de la transaction est négatif et la valeur 'Facture de vente' lorsque le montant est positif.
  • Vous pouvez maintenant télécharger manuellement des factures XML (UBL) dans OkiOki. Notez que lorsque vous téléchargez une facture XML avec d'autres factures, la fonctionnalité "split & merge" ne peut pas être activée car les fichiers XML ne peuvent pas être divisés ou fusionnés.
  • Vous pouvez maintenant voir comment un document est arrivé dans OkiOki.
    Dans les données détaillées du document, la source du document est mentionnée. Téléchargé par l'utilisateur, trouvé dans la boîte mail, envoyé à l'adresse e-mail d'OkiOki, …"
  • Vous pouvez également télécharger des fichiers HEIC (format d'image Apple).
  • OkiOki détecte les transactions récurrentes et propose de les automatiser avec une notification sur le tableau de bord et la liste de tâches
  • OkiOki associera automatiquement une note de crédit à la facture de vente à partir de laquelle elle a été créée.
  • Lorsque vous liez manuellement un document à une transaction et que les contreparties ont un nom différent, OkiOki se souviendra désormais de ces noms en tant qu'alias. La prochaine fois qu'elle trouvera un document similaire, elle examinera également la transaction avec l'alias du nom de la contrepartie en vue d'une correspondance automatique.
  • Vous pouvez désormais rechercher des mots-clés entre guillemets.

Améliorations et corrections

  • Nous vous permettons désormais de choisir une date d'échéance dans le passé via les formulaires d'édition rapide.
  • Nous avons amélioré la représentation et la mise à jour automatique des montants des factures dans le détail du document et dans la liste "A payer".
  • Vous pouvez désormais effectuer un zoom et un pan dans l'aperçu du document lors de la recherche d'une transaction correspondante.
  • Le fichier Excel qui accompagne le téléchargement de vos archives contient désormais les montants des documents avec et sans TVA.
  • Lorsque vous ajoutez une transaction ou un document à une operation comptable et que vous effectuez une recherche par mot-clé, les éléments suggérés sont désormais également omis des résultats de la recherche s'ils ne correspondent pas aux critères.
  • Si vous entrez un commentaire et que vous oubliez de cliquer sur le bouton "Ajouter", OkiOki enregistrera quand même votre commentaire lorsque vous enregistrerez ou completer l’operation comptable. Si vous quittez la page, OkiOki vous avertit.
  • Le tri des factures par numéro de facture est optimisé.
  • Désormais, la confirmation du téléchargement ne se ferme plus automatiquement, ce qui vous laisse le temps de lire le message et de fermer la fenêtre vous-même.
  • Lorsqu'OkiOki trouve une transaction correspondante pour un document basée sur la référence structurée, mais que les montants ne correspondent pas (en cas de paiement partiel par exemple), alors OkiOki ne finalisera plus automatiquement cette opération. De cette façon, vous restez informé qu'il manque encore un montant et vous pouvez le rappeler à votre client.
  • Lorsque vous divisez et fusionnez des documents et que vous quittez la page sans enregistrer votre action, vous recevez une notification.
  • Dans la liste des documents, vous pouvez également obtenir des relevés de carte de crédit suite à une recherche par mot clé. Vous pouvez rechercher par ex. sur le nom du titulaire de la carte, le numéro de compte bancaire ou les montants du relevé.
  • Lorsqu'une note de crédit et une facture sont liées et que les montants correspondent, vous pouvez désormais marquer la réservation comme 'finalisée'.
  • Pour chaque commentaire ajouté, un nom d'utilisateur est mentionné. Ce nom d'utilisateur est le nom de l'utilisateur qui a ajouté le commentaire, et non celui de l'utilisateur connecté.
  • Lorsque vous effectuez une action multisélection, vous obtenez désormais un message de retour indiquant que le processus est en cours.
  • Lorsque vous supprimez le dernier/unique document d’une operation comptable, l'operation comptable est maintenant aussi supprimée.
  • Le message indiquant que OkiOki a remarqué que vous avez lié manuellement un document et une transaction avec un montant différent (probablement un escompte a été appliqué), était également affiché dans le cas d'un montant identique. Nous avons corrigé ce problème.
  • Certains types de fichiers images TIFF n'étaient pas reconnus par OkiOki. Nous avons corrigé ce problème.
  • Les coordonnées d'une contrepartie ne sont plus des champs obligatoires pour une facture entrante.
  • Lorsque des documents comportent un montant dans une devise autre que l'euro, les montants sont désormais totalisés correctement.
  • Nous avons corrigé un problème de défilement dans le volet "Rechercher des transactions".
  • Changer le type de document sur plusieurs documents en même temps (multi-sélection) est bloqué lorsque certains des documents sélectionnés sont créés avec OkiOki (offres, factures, notes de crédit).
  • Lorsque vous avez mis en 'snooze' un document, vous pouvez toujours indiquer que le document est payé par carte de crédit.
  • Lorsque vous mettez à jour la date d'échéance dans le détail d'un document, le badge de retard est également automatiquement mis à jour.
  • Lorsqu'un document est classé comme 'reçu', il est considéré comme payé et il n'apparaîtra pas dans les listes 'À payer' ou 'À recevoir'.
  • OkiOki se souvient désormais des filtres appliqués à une liste lorsque vous cliquez depuis cette liste filtrée vers une opération et revenez à la liste.
  • Lors de la définition de la date de début d'un filtre de dates personnalisé, vous ne pouviez pas choisir une date de fin postérieure à la date de début. Ceci est maintenant corrigé.

Facturation

Nouvelles fonctionnalités

  • Vous pouvez désormais ajouter des remises commerciales aux lignes de vos factures de vente.
  • Vous pouvez créer des factures de vente comportant un escompte, lorsqu'elles sont payées dans un délai spécifique.
  • Vous pouvez ajouter votre (vos) numéro(s) de téléphone à vos factures de vente en les ajoutant aux données de votre entreprise
  • Vous pouvez facilement envoyer un rappel de paiement pour une facture de vente. En utilisant le menu à débordement de la liste Factures de vente. Inclus des rappels pour les factures de vente que vous n'avez pas créées dans OkiOki.
  • Vous pouvez fixer une date d'échéance sur les dévis pour indiquer la durée de validité du dévis.

Améliorations et corrections

  • Lorsque vous cochez la case « Il s'agit d'un sous-titre » dans le flux des factures de vente, tous les champs des lignes de facture sont désactivés.
  • Nous avons supprimé la mention "Numéro de TVA" sur les factures de vente lorsque l'entrepreneur est exonéré de la TVA.
  • Lorsque OkiOki propose des lignes de facture, elle ne prend en compte que la dernière version d'une ligne de facture, au lieu de toutes les versions de cette même ligne.
  • Lorsque vous essayez de créer une facture de vente avec un numéro déjà utilisé par une autre facture, vous obtenez désormais un message d'erreur approprié : Ce numéro de document est déjà utilisé. Veuillez mettre à jour le numéro de ce document avec le prochain numéro disponible ({{NextAvailableNumber}})
  • Lorsque vous ajoutez une ligne de facture avec un montant TTC dans une facture de vente qui ne demande que des montants HT, nous calculons maintenant le montant TTC à HT et insérons le montant HT.
  • Lors de la création de factures de vente, à l'étape "Sélectionner un contact", il n'est plus nécessaire d'attendre le chargement de la liste "Contacts récents" pour sélectionner un contact.
  • Vous pouvez désormais également sélectionner le jour en cours comme date de livraison pour une ligne de facture.
  • Vous pouvez désormais supprimer votre document de conditions de vente précédemment téléchargé dans les "Paramètres de facturation".
  • Sur les factures de vente dont le montant total est négatif, les montants totaux sont désormais affichés en rouge et avec un signe moins.
  • Lors de la création d'un nouveau document, vous pouvez désormais choisir l'option "Offre".
  • Vous pouvez désormais fixer une date de livraison ultérieure pour les articles sur les offres.
  • Vous pouvez définir le message de remerciement par défaut pour vos factures de ventes également en français et en anglais.
  • Lorsque le nom de la contrepartie est trop long, l'adresse n'apparaît pas sur la facture. Ce problème est désormais résolu.

Payer vos factures d'achat

Améliorations et corrections

  • Lorsque vous obtenez un escompte de la part de vos fournisseurs, vous voyez désormais le montant moins l'escompte dans les détails du paiement.
  • Lorsque vous copiez la référence structurée à partir des détails de paiement du document, nous omettons désormais les signes +++. Ces signes +++ sont souvent déjà pré-remplis dans l'application bancaire et nous évitons ainsi les doubles signes.
  • OkiOki met désormais automatiquement à jour le montant à payer d'une facture lorsque vous modifiez le montant TTC, au cas où les deux montants seraient identiques.

Contacts

Nouvelles fonctionnalités

  • Nous avons créé un nouveau design pour la page de détail des contacts, avec de nouveaux champs de données et une fonctionnalité d'édition rapide.
  • Vous pouvez désormais créer vos propres contacts à partir de la page d'aperçu des contacts.
    Jusqu'à présent, vous ne pouviez créer des contacts que via le flux des factures de vente. Ou bien OkiOki créait automatiquement les contacts sur base des coordonnées qu'elle trouvait dans un document. Désormais, vous pouvez également commencer à créer des contacts via le bouton 'Nouveau' de la page d'aperçu des contacts.
  • Vous pouvez compléter les coordonnées d'une contrepartie avec ses numéros de téléphone.
  • Vous pouvez désormais indiquer dans le détail d'un contact que le contact vous fait bénéficier d'un escompte. De cette manière, OkiOki peut prendre en compte l'escompte lors de l'auto-matching des documents avec les transactions.

Améliorations et corrections

  • Nous affichons un indicateur de chargement après avoir ajouté un numéro de TVA à un contact existant. Ceci afin d'éviter que vous ne commenciez à éditer des données alors que nous sommes encore en train de récupérer des données dans la Banque-Carrefour des Entreprises.

Cartes de crédit

Nouvelles fonctionnalités

  • Nous avons amélioré l'écran d'édition du relevé de carte de crédit. Vous pouvez modifier la devise étrangère et le montant en devise étrangère. Vous pouvez modifier le solde de début et de fin. Et vous pouvez voir le total calculé de toutes les transactions, ce qui vous permet de le vérifier avec le montant total OCR du relevé.

Améliorations et corrections

  • Nous avons rendu plus explicite le texte demandant votre relevé de carte de crédit (pour les transactions de décompte de carte de crédit). Dans le texte précédent, il n'était pas très clair que vous deviez télécharger votre relevé de carte de crédit.
  • Lorsqu'une carte de crédit est traitée, les nouvelles transactions par carte de crédit sont désormais automatiquement chargées dans les listes de tâches et de transactions.
  • Lors des transactions par carte de crédit, nous indiquions à la fois les notations EUR et €. Désormais, nous n'utilisons plus que la mention EUR.
  • Nous avons corrigé une erreur lors de l'extraction de la plage de dates des relevés de carte de crédit Beobank.

Liste des tâches

Nouvelles fonctionnalités

  • Dans votre liste de tâches, vous pouvez désormais marquer plusieurs transactions en même temps comme "dépenses privées".
  • Vous pouvez désormais ’snoozer' un document jusqu'à sa date d'échéance.
  • Il est désormais possible de snoozer plusieurs tâches en même temps.
  • Vous pouvez désormais diviser des documents directement à partir de la liste des tâches.

Améliorations et corrections

  • Vous pouvez désormais completer un detail de l'operation comptable sans balise ni commentaire dans le cadre d'un abonnement "Livraison uniquement".
  • Nous avons corrigé un problème où les todos des transactions changeaient de hauteur lorsqu'ils étaient survolés.
  • Si vous changez le type de document ou de transaction à partir de la liste des tâches, ce changement est désormais immédiatement reflété dans la fiche de l'élément.

Aperçu

Nouvelles fonctionnalités

  • Lorsqu'il y a une erreur de synchronisation pour l'une de vos connexions, nous affichons maintenant cette erreur sur votre tableau de bord.
  • Nous prévoyons maintenant le montant de votre prochaine opération de décompte de carte de crédit. Pour ce faire, nous nous basons sur les documents payés par carte de crédit reçus au cours du mois de carte de crédit actuel.
  • Votre tableau de bord OkiOki indique désormais également vos performances en termes de trésorerie.
  • Vous pouvez gérer facilement les balises que vous utilisez dans OkiOki via la page de gestion des balises.

Améliorations et corrections

  • Sur un écran plus petit, le panneau de filtre est désormais également caché dans les listes "A recevoir" et "A payer".

Notifications

Nouvelles fonctionnalités

  • Vous pouvez désormais opter pour d'autres délais de notification que le seul délai "hebdomadaire". Les options "Jamais", "Mensuel" et "Trimestriel" sont également disponibles.

Portail comptable

Nouvelles fonctionnalités

  • En tant que comptable, vous pouvez supprimer les clients qui n'ont pas adhéré au programme.
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais filtrer les administrations en fonction d'une action spécifique requise, par exemple "Compte bancaire non synchronisé".
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais rechercher vos clients dans la liste "Clients actifs/inactifs" par numéro de TVA.
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais consulter les paramètres des comptes de vos clients, même s'il s'agit de clients qui paient eux-mêmes.
  • Clients bloqués dans le processus d'onboarding
    En tant que comptable, vous pouvez désormais voir sur votre tableau de bord si des clients sont bloqués dans leur processus d'intégration. En cliquant sur le numéro, vous accédez à la liste des "Clients inactifs" en filtrant sur le statut "Non intégré".
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais filtrer les clients inactifs par statut "Onboarding started".
  • Dans la liste « Clients actifs » du portail comptable, vous pouvez facilement voir pour quels clients aucun paramètre de transfert UBL ou CODA+ n'est configuré.

Améliorations et corrections

  • Dans le portail comptable, nous ne remplissons les numéros de TVA qu'avec le préfixe BE au lieu de BE0, car vous pouvez également ajouter des numéros de TVA commençant par BE1.
  • Lorsqu'une connexion API n'a pas de nom, nous n'affichons pas la valeur "- null" dans la liste déroulante du nom de la connexion.
  • Dans la page de profil, nous supprimons désormais les espaces lors de la validation du formulaire.
  • Lorsque vous connectez l'API Exact Online à votre portail comptable, la liste déroulante des divisions disponibles est désormais triée par ordre alphabétique.
  • Lorsqu'un comptable ajoute une nouvelle administration au portail, OkiOki vérifie si l'adresse e-mail de l'utilisateur de l'administration est une adresse e-mail de la fiduciaire elle-même. De cette manière, nous vérifions avec le comptable s'il s'agit d'un choix délibéré ou non. L'expert-comptable peut choisir d'ignorer l'avertissement et de continuer.
  • Dans la liste des "Clients actifs" du portail comptable, nous avons rapproché les boutons d'action des noms des administrations afin qu'il soit plus facile pour un comptable de voir quels boutons d'action appartiennent à quelle administration.
  • Si un comptable opte pour un habillage personnel de son application OkiOki, le portail comptable dispose également de cet habillage.
  • Si, en tant que comptable, vous introduisez un IBAN sur une page de profil (administrations 'interne' ou ‘Livraison uniquement') et que vous oubliez de cliquer sur le bouton 'Ajouter', OkiOki enregistrera quand même l'IBAN.
  • Dans le profil d'administration, en tant que comptable, vous ne voyez plus que les options de transfert CODA+ qui sont également configurées dans votre page de paramètres généraux.
  • Lorsqu'un abonnement passe du comptable A au comptable B, il hérite désormais des paramètres de transfert pour les UBL du comptable B et efface les paramètres de transfert pour CODA+.
  • Lorsqu'un comptable relie un entrepreneur (qui paie lui-même pour son abo) à son portail et qu'il n'y a pas de groupes définis dans le portail, le comptable ne peut pas sélectionner un groupe. Désormais, le comptable peut sélectionner le groupe "Everyone".
  • Lorsque le compte d'un entrepreneur qui paie lui-même est lié à un portail comptable, nous récupérons désormais les paramètres de transfert lorsque le paramètre est de type 'Email'.
  • Le plan d'abonnement est désormais affiché correctement dans la page de profil du portail comptable.
  • Dans la liste 'Clients inactifs' du portail comptable, nous avons corrigé le tri par 'Date d'invitation'.
  • En tant que comptable, vous pouvez sélectionner le(s) groupe(s) concerné(s) lorsque vous invitez l'utilisateur qui possède déjà un compte.

Transfert de fichiers UBL

Nouvelles fonctionnalités

  • En tant que comptable, vous pouvez maintenant forcer OkiOki à n'envoyer les factures de vente que dans l'ordre correct des numéros de factures. Ainsi, la facture 2023-003 ne sera jamais envoyée au comptable avant que les factures 2023-001 et 2023-002 ne soient également envoyées.
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais choisir de recevoir l'UBL originale (telle qu'OkiOki l'a reçue elle-même) au lieu de faire convertir l'UBL par OkiOki.
  • Envoi manuel des factures à votre comptable
    Vous pouvez désormais sélectionner un ou plusieurs documents et cliquer sur l'icône ""Envoyer au comptable"" dans la barre d'action multi-sélection pour forcer l'envoi de ce document à votre comptable à ce moment précis. Vous pouvez également forcer l'envoi des documents à votre comptable via le bouton 'Envoyer' dans le détail du document et via la page 'Non envoyé au comptable'. Notez qu'OkiOki envoie automatiquement vos documents à votre comptable si vous ou votre comptable l'avez configuré dans le menu 'Connexions > Comptable'.
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais choisir de ne pas recevoir les informations relatives à la TVA dans l'UBL des recettes. L'information TVA reste disponible dans OkiOki mais n'est pas transférée au logiciel comptable.
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais choisir de recevoir la méta-barre verte en haut du PDF plutôt qu'en bas. Ceci est particulièrement pratique pour les utilisateurs d'Octopus, car Octopus place déjà sa propre numérotation au bas de ces documents.
  • En tant que comptable, vous pouvez choisir de recevoir des documents uniquement lorsque vous avez explicitement cliqué sur « Envoyer au comptable ». Dans ce cas, OkiOki ne vous enverra jamais automatiquement des documents.

Améliorations et corrections

  • Nous n'envoyons plus d'exportations de transactions bancaires en format CSV à la comptabilité.
  • Pour les administrations Exact Online, nous ajoutons désormais le numéro de facture au champ 'InstructionNote' dans l'UBL. De cette manière, le numéro de la facture sera également visible dans le champ "Description" d'Exact Online.
  • Nous avons réduit la taille des documents PDF inclus dans l'UBL.
  • Lorsque vous filtrez les documents sur la page "Non envoyé à votre comptable", nous envoyons désormais uniquement les documents filtrés et non tous les documents.
  • Lorsqu'un entrepreneur dispose d'un abonnement “Uniquement livraison des documents" et qu'OkiOki trouve une facture de vente dans sa boîte aux lettres, elle l'envoie immédiatement à son comptable si le délai de transfert est réglé sur "Dès que possible".

CODA+

Nouvelles fonctionnalités

  • En tant que comptable, vous pouvez désormais voir, pour les transactions comportant des coûts de transaction, le coût de transaction mentionné séparément dans le fichier PDF CODA+.
  • En tant que comptable, vous pouvez désormais choisir de recevoir les fichiers CODA+ de vos clients dans un seul dossier par client. Ceci est particulièrement pratique pour les utilisateurs de BOB50.

Améliorations et corrections

  • Nous avons amélioré le formatage des données CODA+ pour la réconciliation des transactions terminales dans Adsolut.
  • Nous avons ajouté les coûts de transaction des transactions Paynovate aux fichiers CODA+.
  • Nous avons corrigé la date du solde d'ouverture de la première transaction du premier fichier CODA+. Apparemment, elle était toujours fixée au 01/01/001 et le logiciel Winbooks s'en plaignait.
  • Nous avons amélioré la présentation du fichier CODA+ dans le cas où aucune donnée de contrepartie n'a été trouvée pour l'une des transactions de ce fichier CODA+.
  • En tant que comptable, le fichier PDF contenant les informations CODA+ est désormais visible dans Exact Online

Rédaction & design

Améliorations et corrections

  • Nous avons remplacé "Nom d'utilisateur" par "Adresse e-mail" car cela prêtait à confusion. Les utilisateurs ont tendance à indiquer leur nom au lieu de leur adresse électronique.
  • Par souci de clarté, nous avons remplacé le texte "Ceci est un message général" par "Ceci est un sous-titre".
  • Nous avons rendu cohérent le formatage des montants dans la langue anglaise (en-BE).
  • Lorsque vous avez plusieurs comptes OkiOki et que vous cliquez sur le lien "Télécharger l'archive" dans l'e-mail "Votre téléchargement est prêt", mais que vous êtes connecté au mauvais compte, vous obtenez maintenant une erreur appropriée.
  • Dans les paramètres de transfert de documents d'une administration, nous avons remplacé la copie "Manuel" par "Aucun” pour mieux indiquer qu'aucun transfert n'est encore configuré.
  • Nous avons optimisé la copie et l'ordre des options de filtre 'Regrouper par'.
  • Nous avons aligné les actions des boutons "Ajouter un document"/"Ajouter une transaction".
  • Nous avons amélioré la hauteur de ligne de la copie dans la barre d'action multi-sélection.
  • IBM Plex Sans est désormais la police standard du portail comptable.
  • L'appel à l'action dans le "toaster" est désormais également traduit.
  • Nous avons ajouté les traductions manquantes dans l'étape "Détails du paiement" du processus d'onboarding.
  • OkiOki indiquera clairement qu'une action spécifique déclenchera également l'envoi du document au comptable
  • We corrected the height of the 'Send now' button in the credit card detail.
  • La durée du spinner de téléchargement est adaptée à la taille du fichier téléchargé
  • Nous avons créé des versions françaises des emails de facturation Stripe.

 

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