Entrepreneurs
Nous avons entièrement renouvelé la technologie sous‑jacente qui génère les PDF de vos factures et notes de crédit. Dans cette version, vous le voyez déjà via la numérotation des pages, le texte libre entre les lignes de produits et la référence acheteur. Cette nouvelle base nous permet aussi d’ajouter d’autres fonctionnalités de facturation dans les prochains mois.
Cette version rend la facturation et le traitement des documents plus conviviaux et plus robustes. Vous disposez de plus de flexibilité dans vos factures (texte supplémentaire avec mise en forme entre les lignes de produits, numérotation des pages sur les PDF, référence acheteur pour Peppol/UBL) et vous pouvez mieux adapter vos e‑mails grâce à plusieurs adresses en CCI.
Les nouveaux scans sont automatiquement améliorés (redressement + recadrage), avec la possibilité de toujours revenir à l’original. Les documents pour lesquels un paiement correspond exactement au montant de la facture ne sont plus affichés à tort comme « non payés ».
Comptables
Pour les comptables, les gains se situent surtout au niveau de la fiabilité et de la sécurité : comportement des statuts Peppol plus cohérent, traitement plus stable grâce à un meilleur suivi des tâches d’arrière‑plan, et couches de sécurité supplémentaires qui aident à bloquer les fichiers dangereux et les abus.
1. Fonctionnalités principales
Texte entre les lignes de produits avec mise en forme de base
L’élément de texte entre les lignes de produits est désormais un bloc de texte libre avec une mise en forme de base : gras, italique et souligné. Vous pouvez ainsi ajouter plus de contexte, de conditions ou d’explications que de simples titres. Les retours à la ligne sont conservés aussi bien dans l’aperçu que dans le PDF. Vous appliquez la mise en forme via les boutons de l’éditeur ou avec des raccourcis clavier comme Ctrl/Cmd + B (gras), Ctrl/Cmd + I (italique) et Ctrl/Cmd + U (souligné).
Scans améliorés : recadrage automatique, avec option pour revenir à l’original
Lors d’un nouveau scan, le document est automatiquement redressé et recadré afin de ne conserver que le contenu pertinent. L’inclinaison et les marges superflues sont supprimées. Si le recadrage automatique ne vous convient pas, vous pouvez, via un simple interrupteur, revenir à la version originale du scan. Ce réglage est enregistré par document, pour que votre préférence soit conservée à chaque réouverture. Voir aussi FAQ 4.2.
Marquer les tâches comme « Payé par carte de crédit » (également en masse)
Dans la liste des tâches, vous pouvez désormais marquer un document comme Payé par carte de crédit via le menu de débordement (⋯). Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs tâches en même temps et les marquer en masse comme « Payé par carte de crédit ». OkiOki conserve ces documents jusqu’à votre prochain relevé de carte de crédit et les envoie ensuite à votre comptable (si vous êtes lié à un comptable). Voir aussi FAQ 4.6.
Messages de remerciement après paiement désactivables ou personnalisables
Les messages automatiques de remerciement après paiement sont désormais plus flexibles :
- vous pouvez les désactiver complètement si vous ne souhaitez pas les utiliser ;
- vous pouvez personnaliser le texte au lieu de choisir uniquement parmi quelques textes prédéfinis.
Numérotation des pages dans les PDF
Les fichiers PDF affichent une numérotation des pages au format courante/total, chaque page indiquant à la fois son propre numéro et le nombre total de pages. C’est particulièrement utile pour les factures longues, car cela donne rapidement une vue d’ensemble de la pagination.
2. Gestion des documents & facturation
Liste « Non payé » et totaux plus corrects
Si une transaction bancaire est liée au document et que les montants correspondent exactement, de sorte que le solde devient nul, le document est considéré comme payé, même si l’écriture comptable n’est pas encore finalisée. Le statut « Non payé » devient ainsi plus précis et les totaux reflètent mieux la réalité. Voir aussi FAQ 4.1.
Envoi de la buyer reference lorsque nécessaire
La référence acheteur (kopersreferentie) est affichée sur le PDF, spécifiquement sous la référence de commande. Lorsque le champ est rempli, cette référence est également correctement intégrée et envoyée dans le fichier UBL.
Plusieurs adresses CCI : moins de contraintes à l’envoi
Il est possible d’ajouter plusieurs adresses en les séparant par une virgule (,) ou un point‑virgule (;). Vous pouvez même mixer les deux séparateurs. Le système contrôle automatiquement la validité des adresses et évite les doublons.
Numérotation des pages dans le pied de page du PDF pour un meilleur suivi
Cette fonctionnalité vous aide à gérer les factures comportant plusieurs pages. Pour une facture d’une seule page, 1/1 est affiché ; pour les factures plus longues, chaque page indique le bon numéro de page.
Peppol : statut plus clair grâce à un accusé de réception
Après réception d’un message Peppol, nous envoyons systématiquement un accusé de réception à l’expéditeur. Dans l’environnement Peppol de l’expéditeur, il est ainsi clairement visible qu’OkiOki a bien reçu et pris en charge le message, sans nécessiter de suivi séparé. Voir aussi FAQ 4.3.
Envoi via Peppol encore plus fiable
Nous avons modernisé le connecteur Peppol sur le plan technique pour un envoi et une réception plus stables des messages. Dans la pratique, cela signifie moins de tentatives d’envoi échouées et moins d’incidents lors du traitement des messages Peppol.
Référence acheteur sur factures & notes de crédit (buyer reference)
Vous pouvez désormais ajouter une référence acheteur (kopersreferentie) en plus de votre référence de commande. Cela aide lorsque votre client utilise une référence spécifique pour ses flux internes. La référence acheteur apparaît automatiquement sur les PDF et dans les fichiers UBL, ce qui simplifie la communication et l’administration. Pour plus de contexte, voir FAQ 4.4.
Plusieurs adresses CCI dans les modèles d’e‑mail
Dans le champ CCI de votre e‑mail, vous pouvez saisir plusieurs adresses séparées par une virgule ou un point‑virgule. Vous envoyez ainsi les factures à plusieurs destinataires en une fois, sans qu’ils voient l’adresse e‑mail des autres.
3. Performances et optimisation
Résolution plus rapide en cas de traitement ralenti
Nous pouvons désormais identifier plus précisément quelles tâches d’arrière‑plan ralentissent ou bloquent le traitement. Nous isolons ainsi plus vite la cause lors d’incidents et pouvons appliquer des mesures correctives ciblées. Les temps d’attente lors du traitement des documents et des flux Peppol s’en trouvent réduits.
3.1 Application OkiOki
Basculer entre Enhanced ↔ Original pour les scans
Pour chaque document, vous pouvez choisir entre le scan amélioré et le fichier original. Ce choix est enregistré immédiatement, vous n’avez donc pas à le refaire à chaque fois. De plus, il détermine quelle version du document vous voyez ensuite dans l’aperçu. Voir également FAQ 4.2.
3.2 Divers
Aperçu PDF sécurisé (protection supplémentaire contre les scripts)
Les fichiers PDF peuvent contenir des scripts susceptibles d’endommager votre ordinateur ou votre réseau. C’est pourquoi OkiOki n’exécute aucun script en mode aperçu. Vous pouvez ainsi consulter les PDF dans OkiOki sans lancer de contenu actif.
Traitement plus sécurisé des fichiers SVG
Lors du téléversement et de la synchronisation de fichiers SVG, ceux‑ci sont nettoyés afin de supprimer les scripts ou autres codes indésirables. Le contenu suspect n’entre donc pas dans OkiOki ni dans les systèmes connectés.
3.3 OkiOki pour les comptables
Toutes les pièces jointes incluses dans l’UBL envoyé à votre logiciel comptable
Lorsque OkiOki envoie un UBL à votre logiciel comptable, toutes les pièces jointes liées à la facture sont désormais transmises : l’UBL original ainsi que les documents supplémentaires (par exemple des PDF additionnels ou des pièces justificatives). Dans le logiciel comptable, ces documents apparaissent ensemble avec la proposition d’écriture, au lieu que seule la facture soit visible.
4. FAQ
FAQ 4.1 – Mon document a disparu de « Non payé ». Comment cela se fait‑il ?
Si une transaction bancaire est liée au document et que les montants correspondent exactement (solde 0), OkiOki considère le document comme payé. Il disparaît alors de la liste « Non payé », même si l’écriture comptable n’est pas encore totalement finalisée.
FAQ 4.2 – Que faire si le recadrage automatique d’un scan n’est pas correct ?
Pour les nouveaux scans, OkiOki affiche par défaut la version améliorée Enhanced : redressée et recadrée autour du contenu pertinent. Via le bouton Enhanced ↔ Original dans la vue de détail du document, vous pouvez repasser à la version originale. Votre choix est enregistré et détermine la version que vous verrez par la suite.
FAQ 4.3 – Dois‑je adapter quelque chose pour Peppol à cause de cette version ?
Non. Vous ne devez rien modifier vous‑même. Après traitement d’un message Peppol reçu, OkiOki envoie automatiquement un accusé de réception à l’expéditeur. Dans l’environnement Peppol de l’expéditeur, il est donc clair que le message est bien arrivé et a été traité.
FAQ 4.4 – Quelle est la différence entre référence de commande et référence acheteur ?
La référence de commande renvoie typiquement à la commande elle‑même, par exemple un numéro de bon de commande (PO) ou un numéro interne de commande. Elle sert à relier la facture à un bon de commande ou à un achat concret.
La référence acheteurkopersreferentie) est une référence interne supplémentaire côté client. Elle sert à indiquer pour qui ou pour quoi la facture est destinée en interne, par exemple :
- centre de coûts ou département ;
- code de projet ;
- nom ou ID du demandeur ;
- code interne de routage ou d’approbation.
Dans OkiOki, la référence acheteur apparaît sur le PDF et est également incluse dans l’UBL. Si vous laissez ce champ vide, le comportement reste identique à avant.
FAQ 4.5 – Dois‑je activer quelque chose pour profiter de cette version ?
Non. Toutes les modifications de cette version sont activées par défaut. Vous en bénéficiez dès que vous scannez de nouveaux documents, créez des factures ou recevez des messages Peppol. Seuls certains champs, comme la référence acheteur, doivent être remplis manuellement lorsque vous souhaitez les utiliser.
FAQ 4.6 – Que se passe‑t‑il avec les documents que je marque comme « Payé par carte de crédit » ?
Les documents que vous marquez dans la liste des tâches comme Payé par carte de crédit ne restent pas dans « Non payé ». OkiOki les garde en attente jusqu’à ce que votre prochain relevé de carte de crédit soit disponible, puis les associe au paiement correspondant. Si vous êtes lié à un comptable, ces documents sont également envoyés à votre comptable avec ce relevé. En cas de sélection multiple, le comportement est le même, mais appliqué à plusieurs documents en une fois.
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