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Version 2023/05/29 (v5.4)

Erik Meylemans
  • Mise à jour

Dans cette version, nous avons principalement amélioré les capacités d'auto-matching d'OkiOki. En outre, nous offrons à l'entrepreneur un meilleur aperçu des flux de trésorerie grâce à un graphique interactif pour les transactions bancaires. Pour le comptable, nous nous sommes concentrés sur une offre CODA+ encore plus intelligente. En effet, OkiOki génère désormais des références structurées pour les documents qui n'en contiennent pas encore et les ajoute à la transaction bancaire correspondante dans le fichier CODA+. Le comptable bénéficie ainsi d'un niveau d'automatisation plus élevé dans le traitement des banques.

Interface générale et expérience utilisateur

Nouvelles fonctionnalités

  • ➕ Dans votre barre de navigation, vous trouverez maintenant un bouton "Ajouter" en bas. Sous ce bouton, vous trouverez 2 actions : 'Télécharger un document' et 'Créer un document'. Sur votre smartphone, il y a une 3e action, à savoir 'Prendre une photo'. Ces actions sont donc directement accessibles depuis chaque page. Sur le tableau de bord, ces actions remplacent donc la grande barre "Ajouter un document" en bas de page.
  • 💡 Conseils dans l'application : OkiOki vous donne désormais des conseils sur les nouvelles fonctionnalités de l'application juste après la sortie d'une nouvelle version. Ces conseils peuvent également guider les entrepreneurs lors de leur première utilisation d'OkiOki.

Améliorations et corrections

  • Lorsque vous téléchargez des factures, vous voyez maintenant la vignette de votre document dans le module de téléchargement. Tant que la vignette n'est pas encore disponible, vous verrez une animation de chargement.
  • Dans votre navigateur Firefox sur un smartphone Android, l'icône de l'appareil photo (pour prendre une photo d'un reçu) n'apparaissait pas dans les actions à faire. L'icône de l'appareil photo est maintenant disponible.
  • Nous avons considérablement réduit le temps de chargement des listes de documents et de transactions.
  • Lors d'une sélection multiple, les cases à cocher ne sont plus placées au-dessus mais à côté d'une tuile de document ou de transaction.

Connexions banques, boîtes mail, stockages cloud et portails fournisseurs

Améliorations et corrections

  • ⛽️ Comme Radius Velocity (Belgian Fuel Card) fonctionne avec une authentification à 2 facteurs, OkiOki ne peut plus se connecter à leur portail. Nous avons donc supprimé Radius Velocity (Belgian Fuel Card) de la liste des portails de fournisseurs. Nous avons convenu avec Radius Velocity (Belgian Fuel Card) que les entrepreneurs peuvent demander de continuer à recevoir leurs factures dans la boîte aux lettres électronique à partir de maintenant. Vous pouvez lire la procédure à suivre sur cette page d'aide.
  • Lorsque vous liez un dossier de stockage sur le cloud, vous obtenez maintenant un avertissement clair indiquant que même si vous ne sélectionnez qu'un seul dossier, OkiOki a techniquement toujours accès à l'ensemble de votre environnement de stockage sur le cloud.

Documents, transactions et opérations comptables

Nouvelles fonctionnalités

  • Amélioration de l'auto-matching 💪

    • Lors de l’auto-matching de documents et de transactions, OkiOki ignore désormais la forme de la société si elle apparaît dans la contrepartie du document ou de la transaction.
      OkiOki fait correspondre "BEVER B.V." avec "BEVER NL International". Dans le passé, "BEVER B.V." devait apparaître en entier dans "BEVER NL International". Désormais, en supprimant "BEVER B.V.", nous vérifierons si "BEVER" apparaît dans "BEVER NL International". De cette manière, OkiOki sera en mesure d'effectuer des rapprochements automatiques beaucoup plus souvent.

    • Si le montant diffère de 2ct maximum entre le document et la transaction, OkiOki procédera de toute façon à l’auto-matching (à condition que la contrepartie et les autres éléments de correspondance correspondent également, bien entendu).
      Certaines contreparties (par exemple Standaard Boekhandel) vous facturent 30 euros alors que la facture n'indique que 29,99 euros. De cette manière, OkiOki fera automatiquement correspondre ces factures ou reçus avec la transaction correcte.

    • Si OkiOki trouve une "référence de paiement" dans une facture par OCR et qu'il ne s'agit pas d'une communication structurée ou du numéro de la facture, nous supprimerons le contenu de cette référence de paiement. Ainsi, nous améliorons à nouveau l'auto-matching.

Améliorations et corrections

  • Dans votre liste de documents d'aujourd'hui, nous n'affichons pas les devis. Après tout, ceux-ci pourraient affecter les totaux des flux de trésorerie, ce qui pourrait égarer l'entrepreneur. Mais dans le "Type de document", l'option de filtrage "Devis" était présente. Nous l'avons donc supprimée.

  • Dans le menu de débordement d'un document sur une entrée, vous trouverez désormais également la fonction snooze. 💤

  • OkiOki fait automatiquement correspondre un document à une transaction sur base d'une communication structurée. Mais dans ce cas, si les montants ne correspondent toujours pas (parce que l'entrepreneur a payé un montant erroné, par exemple), OkiOki ne mettra pas cette entrée à "Finalisé" et la laissera comme une tâche à accomplir. De cette manière, OkiOki peut avertir l'entrepreneur qu'un paiement incorrect a probablement été effectué. Merci à Thomas Brevery de GrafxDesign pour cette suggestion !

  • OkiOki reconnaît maintenant aussi une facture d'achat avec un montant négatif, c'est-à-dire un achat où vous recevez de l'argent. Par exemple, dans le cas de vides que vous retournez sans faire d'achat ou lorsque le montant de l'achat est inférieur au montant du crédit des vides.

  • Le filtre 'Automatisé' pour les transactions ('Donnez-moi une liste de toutes les transactions attachées à une règle d'automatisation') ne montre plus que les transactions attachées à une règle d'automatisation.

  • OkiOki va maintenant faire correspondre automatiquement une transaction avec un document correspondant, même si ce document se trouve sur une opération qui est ‘Finalisée'. (“Finalisée" sans transaction ou méthode de paiement, mais parce qu'un tag ou un commentaire lui a été attribué, par exemple).

  • Lors du téléchargement de documents ou de transactions, l'excel d'accompagnement affiche désormais toutes les étiquettes dans la langue de l'utilisateur. Auparavant, elles étaient toujours en anglais.

Facturation

Nouvelles fonctionnalités

  • Si votre entreprise possède également des numéros de TVA étrangers, vous pouvez désormais les spécifier dans les détails de votre entreprise et choisir ce numéro de TVA étranger comme numéro de TVA à mentionner sur vos factures de vente.
  • Nous avons fourni des variables supplémentaires que vous pouvez utiliser dans vos e-mails de facturation :
    • %NoTVAUtilisateur% : Votre numéro de TVA. Si vous avez plusieurs numéros de TVA (un numéro belge + un numéro étranger), nous n'indiquons que votre numéro de TVA belge.
    • %TousLesNumerosTVAUtilisateur% : Si vous avez plusieurs numéros de TVA (un numéro belge + un numéro étranger), nous les afficherons tous.
    • %TousLesNumerosTVAEtrangerUtilisateur% : Si vous avez plusieurs numéros de TVA (un numéro belge + un numéro étranger), nous n'afficherons que les numéros étrangers.
    • %EmailUtilisateur%
    • %AddressedEntrepriseUtilisateur%
    • %NomUtilisateur%

Améliorations et corrections

  • Si vous avez indiqué pour une facture de vente qu'elle a été payée au cash (et qu'elle est donc immédiatement “Finalisée" parce que vous ne devez plus attendre une transaction), vous n'avez pas vu immédiatement après dans votre liste de factures de vente que cette facture était complètement “Finalisée". Vous ne l'avez vu qu'après avoir actualisé la page. Désormais, vous le voyez immédiatement.

  • Pour les factures de vente comportant un long texte de commentaire, ce texte est désormais réparti sur plusieurs pages.

Payer vos factures d'achat

Améliorations et corrections

  • Dans certains cas exceptionnels, les données de paiement traitées dans le code QR de paiement pouvaient différer des données de paiement affichées par OkiOki au-dessus du code QR. Ce problème a été corrigé.

Contacts

Nouvelles fonctionnalités

  • Vous pouvez désormais ajouter des contacts avec un numéro de TVA des Émirats arabes unis.
  • Lors de l'ajout d'un nouveau contact, la valeur par défaut du pays est 'Belgique' 🇧🇪.

Liste des tâches

Nouvelles fonctionnalités

  • 💤 Vous pouvez désormais "snoozer" les documents jusqu'à la date d'échéance du document (à condition qu'OkiOki ait trouvé une date d'échéance dans la facture et qu'elle ne dépasse pas 60 jours après la date de la facture).

Aperçu

Nouvelles fonctionnalités

  • 📊 Graphique interactif pour vos transactions : En haut de votre liste de transactions, vous disposez désormais d'un graphique à barres où vous pouvez représenter côte à côte vos flux de trésorerie des derniers mois, trimestres ou années. Ce graphique s'adapte également en temps réel à vos mots-clés et à vos filtres. Par exemple, vous pouvez lire le flux de trésorerie lié à un client ou un fournisseur spécifique (recherche par nom), ainsi que celui d'un projet spécifique (en utilisant le filtre par mot-clé).

Mon compte

Nouvelles fonctionnalités

  • En tant qu'utilisateur, je peux désormais également m'enregistrer avec un numéro de TVA du Luxembourg 🇱🇺, des Pays-Bas 🇳🇱, de la France 🇫🇷 ou de l'Allemagne 🇩🇪.

Améliorations et corrections

  • Les utilisateurs actifs sans plan de paiement (carte de crédit ou prélèvement SEPA) sont invités à activer un plan de paiement. Un bug permettait aux utilisateurs de contourner cette activation et donc d'éviter de payer pour OkiOki 🙈. À partir de maintenant, un utilisateur ne peut pas contourner cette activation. Désoléeeeee 🙃

Portail comptable

Améliorations et corrections

  • Dans Microsoft Edge, sur les grands écrans (résolution de 1920 pixels), vous ne pouviez toujours pas voir toutes les colonnes de la liste des clients actifs. Ce problème a été résolu. Merci à Michael Vandenhende de MV Accounting pour l'information. 🙏
    L'importation via excel d'entrepreneurs dans votre portail comptable se passait mal si l'adresse email contenait des caractères étrangers. Ceci a été corrigé.

Transfert de fichiers UBL

Améliorations et corrections

  • Une facture de vente sans numéro de facture n'était pas envoyée au comptable si celui-ci avait choisi de recevoir les factures de vente dans l'ordre correct à chaque fois. Ce problème a été résolu.
    Dans certains PDF (contenus dans l'UBL), il n'y avait plus de lien sur l'ID du document dans la méta-barre verte. Cette lacune a été corrigée, en partie grâce à Sven Van Der Avoort de Lambregts & Robben.

CODA+

Nouvelles fonctionnalités

  • Les factures et les reçus sans communication structurée (VCS) se voient désormais attribuer une VCS dans OkiOki. Nous ajoutons également cette VCS à la transaction liée. De cette manière, le logiciel comptable peut également relier automatiquement ce type de document aux transactions bancaires associées.
    Pour profiter au maximum de cet enrichissement et de l'automatisation poussée du traitement bancaire, il est préférable de prévoir que les fichiers CODA+ soient envoyés au bureau après avoir été vérifiés et que toutes les transactions aient été marquées comme “Finalisées". En effet, ce n'est qu'à ce moment-là que nous disposerons d'un document correspondant (ou d'une autre justification telle que la notification que le document est perdu ou qu'il s'agit d'une dépense privée) pour chaque transaction.

Rédaction & design

Améliorations et corrections

  • Dans notre widget calendrier, il y a maintenant un bouton 'Supprimer' pour pouvoir supprimer la date.

  • Lors de la sélection d'un contact existant pour lequel vous souhaitez créer une facture de vente, vous obteniez le texte erroné "Voulez-vous modifier ce contact existant". Nous l'avons remplacé par "Voulez-vous sélectionner ce contact ?".

  • Dans le module d'upload, nous listons maintenant les types de fichiers acceptés par OkiOki : pdf, ubl (xml), jpg, bmp, gif, png, tiff et zip.

  • Lors de l'ajout d'un tag sur votre smartphone via la fonction multi-sélection, le bouton de tag restait visible pendant et après le "tagging". Ce problème a été corrigé.

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